M-Files sopivuus tiedonhallintaan julkishallinnossa

Päivän trendi tiedonhallinnassa on vaatimustenmukaisuus. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja Tietosuojalaki sekä uusin vaatimustentuoja, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta eli Tiedonhallintalaki (TihL), ovat viime vuosina tuoneet paljon vaatimuksia julkishallinnon toimijoille.

Huomionarvoista on se, että esimerkiksi julkishallintoon suunnatun Tiedonhallintalain vaatimukset koskevat tietyillä rajauksilla myös julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, laitoksia, säätiöitä ja jopa yksityisiä henkilöitä niiden käyttäessä julkista valtaa. Myös ammattikorkeakoulut ja yliopistot kuuluvat Tiedonhallintalain piiriin.

Tämän päivän tiedonhallinnalle ja asiakirjojen käsittelylle on asetettu tiukkoja vaatimuksia. Myöskään tietoturvaan ja -suojaan liittyvät vaatimukset eivät ole vähäisiä. Onnistuakseen hyvin, tulee tietoturvallisuuden ja -suojan olla hyvin organisoitua ja henkilöstön koulutusten ajan tasalla. Eikä siinä vielä kaikki; julkishallinnon tiedonhallintaa haluavat osaltaan määrittää myös Julkisuuslaki, Digipalvelulaki ja Hallintolaki sekä Arkistolaki. Lainsäädännön vaatimuksien hallintaa tarvitaan heti Tiedonhallintalain toteutuksen ensi askelissa, muun muassa tiedonhallintamallin (TihL 5§) rakentamisessa.

Millainen työ, sellaiset työkalut

Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi (TihL 4§). Vaatimustenmukainen toiminta tarvitsee vaatimustenmukaiset työkalut. Ohjelmistoratkaisuilta edellytetään muuntautumiskykyä ja esimerkiksi tietoturvan osalta sisäänrakennettuja ominaisuuksia. M-Files -ohjelmistoratkaisut sisältävät juuri näitä ominaisuuksia. M-Filesin erinomaiset hakuominaisuudet yhdistettynä edistykselliseen käyttäjähallintaan varmistavat nopean ja jokaiselle käyttäjälle tietoturvallisen pääsyn juuri hänelle kuuluvaan tietoon.

Etätyön mahdollisuuksien ja tarpeiden yhä lisääntyessä M-Files tukee työskentelypaikasta riippumatonta asiakirjojen käsittelyä. M-Files-ohjelmistolla käyttäjät pääsevät ajantasaisiin dokumentteihin käsiksi missä ja milloin vain.

Julkishallinnon asiakirjapainotteinen dokumentinhallinta tarvitsee byrokratiaa. Tässä tapauksessa byrokratiaa positiivisessa mielessä, sillä julkishallinnon asiakirjojen tulee usein läpikäydä säädetyt vaiheet, jotta kansalaisten oikeudet toteutuvat säädetyllä tavalla. M-Files asianhallinta- ja kokoustyökaluilla sekä automatisoitujen työnkulkujen avulla on byrokratiaakin helpompaa toteuttaa.

Tiedonhallintalain haltuunottoa voi palastella

Lainsäätäjä on viisaudessaan antanut laajavaikutteisen Tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamiselle määräaikoja. Kaiken ei siis tarvitse olla valmista heti vaan osa takarajoista on vasta 36 kk ja jopa 48 kk kuluttua lain voimaantulosta eli 1.1.2020.

Viimeisimpinä toteutettavina vaateina tulevat tietoturvallisuuteen liittyvät vaateet, joiden toteuttamiseen on annettu aikaa 36 kuukautta. Tämä siksi, että tietoturvallisuuden haltuunoton on arvioitu kuluttavan kohtuullinen määrä niin julkishallinnon henkilöresursseja kuin euroja.

Tiedonhallintalaki odottaa ensimmäisenä vuonna toteuttajiltaan tiedonhallinnan prosessien käynnistämistä, tiedonhallintayksiköiden tunnistamista ja muodostamista sekä tiedonhallintamallin laatimista. Lienee selvää, että tiedonhallintayksiköiden johto vastaa tästä lain vaatimusten toteuttamisesta annettujen siirtymäaikojen mukaisesti.

Tiedonhallintamallin kuvaus (TihL 5§)

Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Me olemme Kosilassa perehtyneet vaatimustenmukaisuuteen ja älykkääseen tiedonhallintaan.

Me olemme Kosilassa perehtyneet vaatimustenmukaisuuteen ja älykkääseen tiedonhallintaan. Kosilasta saat myös kaikkinaiseen tiedonhallinnan toteuttamiseen loistavasti soveltuvan M-Files tiedonhallinta-työkalun. Olemme siis kaikin puolin valmiina auttamaan julkishallintoa tiedonhallinnan palasten kohdalleen laitossa.

Mitä hyötyä Compliance -ajattelusta on julkishallinnoille?

Suomentaen Compliancessahan on kyse vaatimustenmukaisuudesta. Julkishallinto on kautta aikain joutunut ottamaan vaatimustenmukaisuuden tarkasti huomioon. Löytyisikö Compliance ajattelusta kuitenkin jotakin hyödynnettävää?

Kokemukseni mukaan aina kannattaa harkita sellaista, jolla toiminnan uskottavuutta ja varmuutta voidaan parantaa ja tukea. Itse ainakin entisenä poliisivirkamiehenä osaan arvostaa tyytyväisiä asiakkaita ja toimivia tiedon hallinnan prosesseja.

Vaatimustenmukaisuuden ansiosta kaikki tietävät kuinka tulee toimia

Compliance toimintatapa on laajemman käytön myötä kehittynyt ja tänä päivänä lainmukaisen toimimisen lisäksi siihen luetaan kuuluvaksi kaikkinainen sääntöjen ja arvojen mukainen toimintatapa. Niin ikään eettisesti kestävä toiminta on tullut yhtä tärkeämmäksi osaksi vaatimustenmukaisuutta.

Vaatimustenmukaisen toimintatavan sisäistäminen yhdeksi toimintaa ohjaavaksi arvoksi lisää varmasti uskottavuutta niin asiakkaiden silmissä kuin oman henkilöstön keskuudessa. Vaatimustenmukaisuutta on sekin, että kaikki tietävät kuinka tulee toimia ja mitä seuraa, jos niin ei tapahdu.

Asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia

Vaatimustenmukainen toimintatapa auttaa vähentämään omaan toimintaan kohdistuvia riskejä ja virhemahdollisuuksia. Kun työyhteisön arvona on oikeintoimimisen kulttuuri, on se silloin avoin, läpinäkyvä ja rehellinen.

Tämä ei voi olla vaikuttamatta niin asiakastyytyväisyyteen kuin oman henkilöstön työhyvinvointiin.

EU:n Tietosuoja-asetus ja Tiedonhallintalaki

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja sitä tukeva kansallinen Tietosuojalaki ovat esimerkkejä vaativasta sääntelystä. Näissä molemmissa henkilötietojen käsittelyltä vaaditaan osoitusvelvollisuutta ja sitä kautta entistä tarkemmin kuvattuja ja läpinäkyviä käsittelyprosesseja.

Samoin vuoden 2020 alussa voimaan tullut Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on myös kohtalaisen velvoittavaa lainsäädäntöä.

Kansalaisten asioiden hoidon tulee olla läpinäkyvää ja saatavuuden sekä tietoturvallisen tiedonhallinnan vaatimukset täyttävää. Tärkeässä roolissa ovat myös asiakkaan oikeudet omassa asioidenhoidossa, niin ennakollisesti kuin jälkikäteisesti. Tiedonhallintalaki koskettaa erityisesti kunnallisen päätöksenteon dokumentointia ja muun muassa yliopistoja sekä korkeakouluja.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus hidastuttaa ja lamaannuttaa toimintaprosessin

Yhteiskunnan kehittyessä myös lainsäädännön täytyy kehittyä; valitettavasti samalla myös koko ajan lisääntyä. Vaatimustenmukaisuus on lainsäädännön kehityksen myötä noussut yhä tärkeämpään asemaan. Eri suunnista tulevien lainsäädäntövaatimusten toteuttaminen ei ole aivan helppo tehtävä. Täytyy löytyä osaamista lainsäädännön tulkintaan ja vaatimusten jalkauttamiseen toimintaprosesseissa.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus saattaa hidastuttaa ja pahimmillaan lamaannuttaa toimintaprosessin.

Kosila tiedonhallinnan asiantuntijana M-Files ohjelmistolla

Olemme Kosilassa perehtyneet uuteen tiedonhallintalakiin. Meillä on tulevaisuuden tiedontarpeet täyttävät älykkään tiedonhallinnan työkalut, joilla vaatimustenmukaisuus on helppo saavuttaa. M-Files ohjelmisto tiedonhallinnan alustana ja siihen liitettävät ominaisuudet kuten asianhallinta, ovat älykäs valinta julkisen hallinnon tiedonhallintaan.

Henkilökohtaisesti on mukavaa auttaa pitkällä kokemuksellani virkamieshallinnosta ja edesauttaa vaatimustenmukaisten M-Files ohjelmistoratkaisujen käyttöönottoa julkishallinnon älykkääseen tiedonhallintaan. Ja aiemmin virkamiehen tasapuolisuudella supistetun palvelun sijaan voin nyt Kosilan tiedonhallinnan asiantuntijana keskittyä asiakkaaseen kerrallaan ja antaa sinne täydet sata prosenttia osaamistani.

Compliance yhteensopiva M-Files tiedonhallinta – Yksi, helppo tapa käsitellä ja hallita tietoa

Kirjoittaja

Erkki Kerola

050 414 5410
Lähetä sähköpostia

Työskentelin lähes 40 vuotta poliisin palveluksessa. Tuttua on rikostutkinta, kenttätehtävät ja poliisin johtotehtävissä toimiminen mm. ylikomisariona Pohjanmaan poliisilaitoksen valvonta- ja hälytyssektorin johtajana.

Entisenä poliisivirkamiehenä arvostan toimivia tiedon hallinnan prosesseja. Kokemukseni virkamieshallinnosta edesauttaa vaatimustenmukaisten M-Files ohjelmistoratkaisujen käyttöönottoa julkishallinnon älykkääseen tiedonhallintaan.

Aiemman virkamiehen tasapuolisuudella supistetun palvelun sijaan voin nyt tiedonhallinnan asiantuntijana keskittyä asiakkaaseen kerrallaan ja antaa sinne täydet sata prosenttia osaamisestani.