Arkki
-säh­köi­nen arkisto

Kosila Arkki ‑arkis­ton avul­la käyt­tä­jä voi seu­ra­ta ja hal­li­ta asia­kir­jo­jen elin­kaar­ta nii­den luo­mi­ses­ta hävit­tä­mi­seen. Arkistoon voi­daan tal­len­taa asia­kir­jo­ja sekä manu­aa­li­ses­ti että automaattisesti.

Kaaos ei ole hyväk­si

Kosila Arkki on Sähke2-suo­si­tuk­sen mukai­nen säh­köi­nen arkis­to, joka on raken­net­tu M‑Files-tie­don­hal­lin­ta-alus­tal­le.

Kosila Arkin avul­la käyt­tä­jä voi seu­ra­ta ja hal­li­ta asia­kir­jo­jen elin­kaar­ta nii­den luo­mi­ses­ta hävit­tä­mi­seen. Arkistoon voi­daan tal­len­taa asia­kir­jo­ja sekä manu­aa­li­ses­ti että auto­maat­ti­ses­ti. Automatisointi vaa­tii inte­graa­tio­so­vel­luk­sen rää­tä­löin­nin läh­de­jär­jes­tel­mään. Arkiston käyt­tö­oi­keu­det ovat mukau­tet­ta­vis­sa asiak­kaan mää­ri­tys­ten mukai­ses­ti. Arkisto myös on hel­pos­ti rää­tä­löi­tä­vis­sä asiak­kaan tar­pei­den mukaisesti.

Kosila Arkki on ensi­si­jai­ses­ti tar­koi­tet­tu ympä­ris­töi­hin, jois­sa asiak­kaal­la on käy­tös­sä jon­kin toi­sen val­mis­ta­jan tar­joa­ma Asianhallinta- ja Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). Asiakkaan toi­min­na­noh­jaus­suun­ni­tel­man (TOS) mukai­set määritykset/​metatiedot synk­ro­noi­daan inte­graa­tion kaut­ta Arkin muka­na tule­vaan M‑Files TOS-raken­tee­seen. Arkin sisään raken­net­tu TOS-raken­ne vaa­tii aina asia­kas­koh­tai­sen muok­kauk­sen läh­de TOJ-mää­ri­tys­ten mukaiseksi. 

Lataa säh­köi­sen Arkki ‑arkis­ton esi­te

Kosila Arkki
-arkis­ton kes­kei­set ominaisuudet

  • Säilytysajan hal­lin­ta

TOS-ohjat­tu säi­ly­ty­sa­jan hal­lin­ta mah­dol­lis­taa sen, että lop­pu­käyt­tä­jän ei tar­vit­se tie­tää mikä säi­ly­ty­sai­ka tie­tyl­lä asia­kir­jal­la pitää olla. Säilytysaika tulee auto­maat­ti­ses­ti asiayh­tey­den tai teh­tä­vä­luo­ki­tuk­sen kautta.

  • Haku

M‑Filesin moni­puo­li­nen haku aut­taa käyt­tä­jää löy­tä­mään asia­kir­jat Arkista. Haku ulot­tuu asia­kir­jan nimes­tä sen meta­tie­toi­hin ja jopa sisäl­töön. Hakutuloksia voi­daan suo­dat­taa meta­tie­to­jen perus­teel­la tai teh­dä täs­mä­ha­ku­ja ja pysy­väm­piä näky­miä eri­lai­sil­la hakukriteereillä.

  • Hävittäminen

Kosila Arkki mah­dol­lis­taa auto­maat­ti­sen hävit­tä­mi­sen. Säilytysaikansa pää­hän tul­lei­ta asia­kir­jo­ja ei tar­vit­se erik­seen etsiä arkis­tos­ta, vaan ne kerä­tään auto­maat­ti­ses­ti hävi­tys­esi­tyk­seen. Arkistonhoitaja voi seu­ra­ta hävi­tys­esi­tyk­siä ja hyväk­syä nii­tä tai tar­vit­taes­sa pois­taa niis­tä asia­kir­jo­ja, joi­den säi­ly­tys­tä halu­taan vie­lä jatkaa.

  • Käyttäjien hal­lin­ta

Arkin käyt­tä­jil­le voi­daan antaa eri­ta­soi­sia käyt­tö­oi­keuk­sia sisältöön.

  • Integroitavuus

Kosila Arkkiin voi­daan tuo­da hel­pos­ti doku­ment­te­ja ulkoi­sis­ta järjestelmistä.

Kosila Arkki
-arkis­ton hyö­dyt käyttäjälle

  • Tehokkuus

Kosila Arkki vapaut­taa aikaa ja resurs­se­ja, jot­ka aiem­min kului­vat manu­aa­li­seen asia­kir­ja­hal­lin­taan. Aikaa ei kulu tur­haan asia­kir­jo­jen etsi­mi­seen ja nii­den hävit­tä­mi­seen. Kaikki on saa­ta­vil­la muu­ta­mal­la napau­tuk­sel­la työ­ase­mil­ta tai mobiililaitteilta.

  • Oikea säi­ly­ty­sai­ka

Kosila Arkki mah­dol­lis­taa asia­kir­jo­jen hal­li­tun säi­ly­ty­sa­jan seu­ran­nan. Asiakirjat voi­daan auto­maat­ti­ses­ti hävit­tää nii­den käyt­töiän pää­tyt­tyä, mikä sääs­tää tilaa ja var­mis­taa sää­dös­ten- ja lain­mu­kai­suu­den. Järjestelmä auto­ma­ti­soi asia­kir­jo­jen hävit­tä­mi­sen ajallaan.

  • Lakisääteiset vaa­ti­muk­set

Sähköinen arkis­toin­ti var­mis­taa tie­to­tur­van ja aut­taa nou­dat­ta­maan laki­sää­tei­siä vaa­ti­muk­sia. Esimerkiksi GDPR-ase­tus edel­lyt­tää tie­to­jen suo­jaa­mis­ta ja asian­mu­kais­ta hävittämistä.

  • Tietoturva ja yksityisyys

Kosila Arkki tar­jo­aa vah­van tie­to­tur­van. Voit mää­rit­tää, kuka pää­see käsik­si mihin­kin asi­aan tai asia­kir­jaan, ja voit seu­ra­ta käyt­tä­jien toi­min­taa. Tämä vähen­tää ris­kiä tie­to­vuo­dois­ta ja tietomurroista.

  • Riskienhallinta

Säilytysajan hal­lin­ta ja asia­kir­jo­jen hävit­tä­mi­nen vähen­tä­vät oikeu­del­li­sia ris­ke­jä. Voit nopeas­ti todis­taa, että yri­tyk­sel­lä­si on asian­mu­kai­set säilytyskäytännöt.

  • Liiketoiminnan jat­ku­vuus

Tiedostojen ja asia­kir­jo­jen suo­jaa­mi­nen on help­poa. Kosila Arkki eli­mi­noi pape­ri­tu­li­pa­lon ja tie­to­vuo­to­jen ris­kit. Kosila Arkki var­mis­taa, että kriit­ti­set asia­kir­jat ovat aina saa­ta­vil­la, jopa kata­stro­fi­ti­lan­teis­sa. Tämä tukee lii­ke­toi­min­nan jatkuvuutta.

Ryhdy hal­lit­si­jak­si!

Varaa demo sähköpostitse

myynti@​kosila.​fi

tai kysy lisä­tie­to­ja yhtey­den­ot­to­lo­mak­keel­la.