Tiedonhallinta

Kosilan tiedonhallintaratkaisuilla kaikki tieto on aina saatavillasi, eikä mikään tieto huku. Näin koko organisaatiosi työ tehostuu.

Tehosta toimintaasi ja luo kilpailuetua

Tehokas tiedonhallinta tarkoittaa tiedon keräämistä, järjestämistä ja tallentamista siten, että tieto on aina oikeiden ihmisten käytettävissä ja löydettävissä.

Kasvava määrä tietoa johtaa kuitenkin helposti sen hajaantumiseen. Kosilan tiedonhallintaratkaisujen avulla etsit ja hallinnoit liiketoiminnallesi tärkeitä dokumentteja ja tietoja millä tahansa laitteella tallennuspaikasta riippumatta. Tiedonhallintaratkaisuissamme käytämme M-Filesiin pohjautuvaa järjestelmää. 

Erilaisten työnkulkujen avulla dokumentin elinkaarta voit mallintaa reaalimaailman prosesseja vastaaviksi. Työnkuluilla helpotat organisaatiosi rutiinitehtäviä, esimerkiksi sopimusten eri tiloja (luonnos, allekirjoitettu, voimassa, päättynyt) tai vaikka ostolaskujen kierrätystä.

Muistutusviestit auttavat huolehtimaan esim. sopimusten uusimisesta tai laatudokumenttien auditointien muistuttamisesta.

Kun aina ajan tasalla oleva tiedosto on organisaatiosi käytössä, vähennät turhaa työtä ja virheellisten dokumenttien käsittelyä.

Kosila on M-Filesin Certified Delivery Partner.

Tiedonhallinnan asiantuntijamme auttavat kaikilla aloilla ja kaikissa tehtävissä

Liiketoimintaroolit

Jokainen jäsen tuo tiimiin oman panoksensa, toimitusjohtajasta laadunvalvonnan asiantuntijaan. Kysy, miten Kosilan tiedonhallintaratkaisut voivat helpottaa sinun päivittäistä työtäsi.

Toimialat

Eri aloilla on omat tarpeensa ja haasteensa, olipa kyse valmistavasta teollisuudesta tai terveydenhuollosta. Pyydä esittely, miten Kosilan tiedonhallintajärjestelmät sopivat liiketoimintaasi.

Sovellukset

Projektinhallinnasta vakioituihin toimintaohjeisiin ja sopimuksen elinkaaren hallintaan – jokainen käyttökohde on erilainen. Kysy, miten M-Filesin avulla voi hallita kaikkea.

Tiedonhallinnan ratkaisujen käyttökohteet

HR & henkilöstön hallinta

Haasteena työntekijöiden – ja hakijoiden henkilötietojen suojaaminen

Henkilöstön hallinnan dokumentaation ja tiedonhallinnan haasteet alkavat monesti jo rekrytointivaiheesta. Mihin otetaan vastaan henkilökohtaisia tietoja sisältävät hakemukset ja CV:t?  Keiden kaikkien niitä on tarpeellista käsitellä?

Lisäksi on syytä pohtia, miten hakemuksia käsitellään tulevaisuudessa. Rakennetaanko osaajapankki hyvistä hakijoista, jotta kiinnostavat mutta rekrytoimatta jääneet hakijat on mahdollista tavoittaa myöhemmin?

Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen säilyttäminen ja käsittely on tehtävä lain vaatimusten mukaisesti.

Kosilan M-Files -pohjaisella tietohallintajärjestelmällä voidaan helposti hallita kaikkea työntekijään liittyvää informaatiota helposti ja tietoturvallisesti alkaen rekrytoinnista, dokumenttien säilytyksestä, arkistoinnista aina dokumenttien hävitykseen asti. Tiedonhallintajärjestelmämme on integroitavissa myös useisiin jo olemassa oleviin HR järjestelmiin.

Kosilan M-Files -pohjaisen tiedonhallintajärjestelmän edut henkilöstöhallinnossa

Rekrytointi
Webbilomakkeelta voidaan suoraan tallentaa henkilön tiedot M-Filesiin metatiedotettuna ja salaisiksi määriteltynä tarpeellisin osin. Lisäksi hakemukset voidaan yhdistää suoraan rekrytoinnin työnkulkuun, johon on vain määrätyillä henkilöillä käyttöoikeudet.

Valmiit vastauspohjat
Dokumenttipohjat helpottavat ja nopeuttavat hakijoille vastaamista, sopimusten tekemistä sekä jatkossa kehityskeskustelujen pitämistä.

Henkilöstön kehitys
Myös koulutuksen ja kehittämisen osalta voidaan helposti seurata kunkin henkilön koulutuksia ja kehittämistarpeita.

Muistutukset & hälytykset erääntyvistä luvista ja sertifikaateista
Esimerkiksi Tulityökortin voimassa olon päättymisestä voidaan saada ennakkohälytys ja näkymien kautta seurata erilaisten lupien päättymisajankohtia.

Seuranta
Henkilöstöhallintajärjestelmän avulla on myös helppo hallita eri järjestelmiin annettuja oikeuksia ja vaikka työntekijän hallinnassa olevia avaimia.

Haluatko tietää lisää Kosilan M-Files-ratkaisuista tiedonhallintaan?

Lisää kannattavuutta sopimusten seurannalla

Varsinkin asiakasrajapinnassa työskenteleville on monesti haastavaa löytää nopeasti ajan tasalla olevat sopimukset. Osa sopimuksista on mapeissa ja osa sähköisessä muodossa, pahimmissa tapauksissa useissa eri paikoissa.

Kun sopimusten päättymisiä ei muisteta ajoissa, mahdollisuus tarkistaa asiakkaan hinnoittelu jää käyttämättä. Tämä voi pitkällä aikavälillä rapauttaa yrityksen kannattavuutta.

Kosilan M-Files -tietohallintaohjelman avulla pidät sopimukset ajan tasalla sopimuspohjan luomisesta ja allekirjoittamisesta lähtien aina sopimuksen raukeamiseen saakka.

Lisäksi M-Filesin käyttö luo organisaatioosi yhtenäisen toimintatavan käsitellä sopimuksia määrittelemiesi käyttöoikeuksien mukaisesti keskitetystä paikasta – myös mobiililaitteilla

Kosilan tiedonhallintaohjelman edut sopimustenhallinnassa

Seuranta
Sopimuksia on helppo seurata työnkuluntilojen mukaan esim. Luonnos, Hyväksytty, Lähetetty allekirjoitettavaksi, Allekirjoitettu, Sopimus voimassa, Sopimus päättynyt.

Muistutukset
Automaattisten muistutuksien ansioista mikään ei ole muistin varassa, vaan järjestelmä lähettää ilmoituksen lähestyvästä toimenpiteestä tai sopimuksen päättymisestä hyvissä ajoin.

Sähköiset allekirjoitukset
Sujuvoita työnkulkua sähköisellä allekirjoituksella.

Valmiit sopimuspohjat
M-Filesiin voidaan luoda valmiita sopimuspohjia, jotka helpottavat sopimusten tekemistä ja joilla varmistetaan, että kaikki tarvittavat kohdat tulevat täytetyiksi.

Haluatko tietää lisää Kosilan M-Files-ratkaisuista tiedonhallintaan?

Työajan järkevää käyttöä

Oikean tiedon tai dokumentin löytäminen nopeasti ei aina onnistu kädenkäänteessä. Varsinkin jos tiedostoa on ollut laatimassa useampi henkilö, voi juuri sen uusimman dokumentin löytäminen tuottaa päänvaivaa.

Ottamalla käyttöön Kosilan M-Files -pohjaisen tiedonhallintaratkaisun tehostat töiden kulkua, eikä työaikaa kulu tiedon etsimiseen.

M-Filesissa on erittäin tehokas hakutoiminto, joka mahdollistaa oikean tiedon löytämisen nopeasti ja monin eri tavoin. Haku ulottuu perinteisen dokumentin nimihaun lisäksi myös dokumentin sisältöön sekä dokumentille annettuihin metatietietoihin. Metatietojen perusteella voidaan tehdä erilaisia pikahakuja, joilla voidaan usein toistuvia hakuja toistaa yhdellä valinnalla.

Haku voidaan tarvittaessa integraatioden avulla ulottaa myös muihin tietovarastoihin esim. nykyiseen verkkolevyyn.

Kosilan M-Files -tiedonhallintaohjelman edut dokumentinhallinnassa:

Uusimmat versiot sekä historiatiedot
Dokumenttien versiointi varmistaa viimeisimmän tiedon löytymisen ja historiatieto säilyy tallessa mahdollista tarkastelua varten.

Tietoturva
Tietojen käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa monipuoliset turvallisuusasetukset dokumenteille ja metatiedoille.

Muuttuvat tiedot
M-Filesissa voi  sisällyttää muuttuvia tietoja kuten säilytysajan, julkisuusluokan ja salassapidon dokumentaatioon.

Nimeämisen helpottaminen
Dokumenttipohjien ja automaattisten dokumenttien nimeämisen käyttäminen luo organisaatioon laadukkaan ja yhtenäisen tavan toimia.

Käsittelyprosessien mallintaminen
M-Filesissa on mahdollista suunnitella eri käsittelyprosesseille omat mallinsa, jonka mukaisesti koko organisaatio voi toimia.

SÄHKE2-vaatimusten täyttäminen
SÄHKE2-mukaisen tiedonohjaussuunnitelman ylläpitäminen M-Files järjestelmässä mahdollistaa lainmukaisten vaatimusten täyttämisen ja mahdollistaa yhtenäiset metatiedot asiakirjoille ja asioille.

Haluatko tietää lisää Kosilan M-Files-ratkaisuista tiedonhallintaan?

Automatisoi kokousten paperityöt

Juuri kun sait kokouksen esityslistan ja muut materiaalit valmiiksi ja lähetettyä osallistujille, huomaat, että esityslistalta jäi puuttumaan jotain todella tärkeää? Lähetitpä materiaalit osallistujille postitse tai sähköpostilla, on tilanteen korjaaminen aina yhtä monimutkaista.

Tällaisten tilanteiden ehkäisemiseksi ja kokousten jouhevoittamiseksi kannattaa kokousten hallintaan ottaa käyttöön Kosilan M-Files-pohjainen sähköinen järjestelmä, jonka avulla päivitykset kokousten esityslistoihin ja muihin tietoihin on helppo tehdä. Kosilan Kokoushallinnassa työnkulut ja prosessit ohjaavat kokouksen etenemistä Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti.

Kosilan Kokoustenhallinnan edut:

Automatisointi
Esityslistan ja kokousmateriaalin automatisointi sekä versiointi helpottavat huomattavasti kokousdokumentoinnin hallintaa ja mahdollistaa niiden erilaiset julkaisut erilaisiin paikkoihin.

Etäosallistuminen
Itse kokoukseen voi osallistua myös etänä ja mobiilikäyttö on mahdollista.

Sähköinen allekirjoitus ja pöytäkirjan tarkistus
Sähköinen allekirjoitus ja pöytäkirjan tarkastus mahdollistavat allekirjoitustilanteen automaattisen seurannan sekä asioiden nopean etenemisen.

Haluatko tietää lisää Kosilan M-Files-ratkaisuista tiedonhallintaan?

Pidä arkisto ajantasalla

Tällä hetkellä monessa organisaatiossa on vielä rinnakkain sähköinen ja paperinen arkisto, joiden luku- ja muokkausoikeuksien hallinta on lähes mahdotonta.

Asiakirjojen ja asioiden hävittäminen on erittäin työlästä ilman toimivaa prosessia, jossa on kuvattu selkeästi dokumenttien säilytysajat. Lisäksi hävittävien tietojen luetteloinnissa on puutteita.

SÄHKE2 vaatimusten mukaisen Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) käyttäminen arkistonhoitajan työkaluna helpottaa asiakirjojen hävittämisessä, hävitysesityksissä ja hävitysluetteloissa. 

Kosilan M-Files-pohjaisen Arkiston perusominaisuuksia ovat esimerkiksi:

Vanhan arkiston digitointi
Nykyisen paperiarkiston skannaaminen säilytykseen soveltuvaan sähköiseen formaattiin

Lukuja muokkausoikeuksien hallinta
Tietoturvallinen luku- ja muokkausoikeuksien hallinta ovat Arkiston perusvaatimuksia.

Haluatko tietää lisää Kosilan M-Files-ratkaisuista tiedonhallintaan?

Kosilan suorittamat sertifikaatit

SertifikaattiHenkilömäärä
Certified M-Files Developer, 20212
Certified M-Files Solution Engineer, 20215
Certified M-Files Solution Architect, 20212
M-Files Business Administrator Certificate, 20193
M-Files IT Administrator Certificate, 20193
M-Files Certified User Certificate, 20193
Certified ScrumMaster, 20183
Certified Scrum Product Owner, 20191
M-Files Essentials, 20171
M-Files for Compliance for Partners, 20171
Taulukossa on lueteltu Kosilassa suoritetut sertifikaatit sekä kuinka moni tuon sertifikaatin on suorittanut.

Janne Hollanti

Tiedonhallinnan myyntipäällikkö
+358 50 3161 900
janne.hollanti@kosila.fi

Kalle Määttä

Tiedonhallinnan myyntipäällikkö
+358 40 7191 694
kalle.maatta@kosila.fi

Jari Lundell

Tiedonhallinnan yksikön päällikkö
+358 50 678 07
jari.lundell@kosila.fi