Tiedonhallinnan ratkaisut

Kosilan tiedonhallintaratkaisuilla kaikki tieto on aina saatavillasi, eikä mikään tieto huku. Näin koko organisaatiosi työ tehostuu.

Henkilöstö-

hallinta

Sopimusten

hallinta

Dokumentin-

hallinta

Kokousten-

hallinta

Sähköinen
arkisto

Asian-

hallinta

Tehosta toimintaasi ja luo kilpailuetua

Tehokas tie­don­hal­lin­ta tar­koit­taa tie­don kerää­mis­tä, jär­jes­tä­mis­tä ja tal­len­ta­mis­ta siten, että tie­to on aina oikei­den ihmis­ten käy­tet­tä­vis­sä ja löydettävissä.

Kasvava mää­rä tie­toa joh­taa kui­ten­kin hel­pos­ti sen hajaan­tu­mi­seen. Kosilan tie­don­hal­lin­ta­rat­kai­su­jen avul­la etsit ja hal­lin­noit lii­ke­toi­min­nal­le­si tär­kei­tä doku­ment­te­ja ja tie­to­ja mil­lä tahan­sa lait­teel­la tal­len­nus­pai­kas­ta riip­pu­mat­ta. Tiedonhallintaratkaisuissamme käy­täm­me M‑Filesiin poh­jau­tu­vaa järjestelmää.

Erilaisten työn­kul­ku­jen avul­la doku­men­tin elin­kaar­ta voit mal­lin­taa reaa­li­maa­il­man pro­ses­se­ja vas­taa­vik­si. Työnkuluilla hel­po­tat orga­ni­saa­tio­si rutii­ni­teh­tä­viä, esi­mer­kik­si sopi­mus­ten eri tilo­ja (luon­nos, alle­kir­joi­tet­tu, voi­mas­sa, päät­ty­nyt) tai vaik­ka osto­las­ku­jen kierrätystä.

Muistutusviestit aut­ta­vat huo­leh­ti­maan esim. sopi­mus­ten uusi­mi­ses­ta tai laa­tu­do­ku­ment­tien audi­toin­tien muistuttamisesta.

Kun aina ajan tasal­la ole­va tie­dos­to on orga­ni­saa­tio­si käy­tös­sä, vähen­nät tur­haa työ­tä ja vir­heel­lis­ten doku­ment­tien käsittelyä.

Kosila on M‑Filesin Certified Delivery Partner ja Premier Reseller.

Ota yhteyttä

Tiedonhallinnan asiantuntijamme auttavat kaikilla aloilla ja kaikissa tehtävissä

Liiketoimintaroolit

Jokainen jäsen tuo tii­miin oman panok­sen­sa, toi­mi­tus­joh­ta­jas­ta laa­dun­val­von­nan asian­tun­ti­jaan. Kysy, miten Kosilan tie­don­hal­lin­ta­rat­kai­sut voi­vat hel­pot­taa sinun päi­vit­täis­tä työtäsi.

Toimialat

Eri aloil­la on omat tar­peen­sa ja haas­teen­sa, oli­pa kyse val­mis­ta­vas­ta teol­li­suu­des­ta tai ter­vey­den­huol­los­ta. Pyydä esit­te­ly, miten Kosilan tie­don­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mät sopi­vat liiketoimintaasi.

Sovellukset

Projektinhallinnasta vakioi­tui­hin toi­min­taoh­jei­siin ja sopi­muk­sen elin­kaa­ren hal­lin­taan – jokai­nen käyt­tö­koh­de on eri­lai­nen. Kysy, miten M‑Filesin avul­la voi hal­li­ta kaikkea.

Asiantuntijamme aut­ta­vat yri­tyk­siä lisää­mään myyn­tiä, tehos­ta­maan toi­min­taan­sa ja luo­maan kilpailuetua.

Ota yhteyttä

Tiedonhallinnan
ratkaisujen
käyttökohteet

HR & henkilöstön hallinta

Haasteena työn­te­ki­jöi­den – ja haki­joi­den hen­ki­lö­tie­to­jen suojaaminen

Henkilöstön hal­lin­nan doku­men­taa­tion ja tie­don­hal­lin­nan haas­teet alka­vat mones­ti jo rek­ry­toin­ti­vai­hees­ta. Mihin ote­taan vas­taan hen­ki­lö­koh­tai­sia tie­to­ja sisäl­tä­vät hake­muk­set ja CV:t?  Keiden kaik­kien nii­tä on tar­peel­lis­ta käsitellä?

Lisäksi on syy­tä poh­tia, miten hake­muk­sia käsi­tel­lään tule­vai­suu­des­sa. Rakennetaanko osaa­ja­pank­ki hyvis­tä haki­jois­ta, jot­ta kiin­nos­ta­vat mut­ta rek­ry­toi­mat­ta jää­neet haki­jat on mah­dol­lis­ta tavoit­taa myöhemmin?

Työntekijöiden ja työn­ha­ki­joi­den hen­ki­lö­tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­nen ja käsit­te­ly on teh­tä­vä lain vaa­ti­mus­ten mukaisesti.

Kosilan M‑Files ‑poh­jai­sel­la tie­to­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mäl­lä voi­daan hel­pos­ti hal­li­ta kaik­kea työn­te­ki­jään liit­ty­vää infor­maa­tio­ta hel­pos­ti ja tie­to­tur­val­li­ses­ti alkaen rek­ry­toin­nis­ta, doku­ment­tien säi­ly­tyk­ses­tä, arkis­toin­nis­ta aina doku­ment­tien hävi­tyk­seen asti. Tiedonhallintajärjestelmämme on integroi­ta­vis­sa myös usei­siin jo ole­mas­sa ole­viin HR järjestelmiin.

Kosilan M‑Files ‑pohjaisen tiedonhallintajärjestelmän
edut henkilöstönhallinnassa

★ Rekrytointi
Webbilomakkeelta voi­daan suo­raan tal­len­taa hen­ki­lön tie­dot M‑Filesiin meta­tie­do­tet­tu­na ja salai­sik­si mää­ri­tel­ty­nä tar­peel­li­sin osin. Lisäksi hake­muk­set voi­daan yhdis­tää suo­raan rek­ry­toin­nin työn­kul­kuun, johon on vain mää­rä­tyil­lä hen­ki­löil­lä käyttöoikeudet.

★ Valmiit vas­taus­poh­jat
Dokumenttipohjat hel­pot­ta­vat ja nopeut­ta­vat haki­joil­le vas­taa­mis­ta, sopi­mus­ten teke­mis­tä sekä jat­kos­sa kehi­tys­kes­kus­te­lu­jen pitämistä.

★ Henkilöstön kehi­tys
Myös kou­lu­tuk­sen ja kehit­tä­mi­sen osal­ta voi­daan hel­pos­ti seu­ra­ta kun­kin hen­ki­lön kou­lu­tuk­sia ja kehittämistarpeita.

★ Muistutukset & häly­tyk­set erään­ty­vis­tä luvis­ta ja ser­ti­fi­kaa­teis­ta
Esimerkiksi Tulityökortin voi­mas­sa olon päät­ty­mi­ses­tä voi­daan saa­da ennak­ko­hä­ly­tys ja näky­mien kaut­ta seu­ra­ta eri­lais­ten lupien päättymisajankohtia.

★ Seuranta
Henkilöstöhallintajärjestelmän avul­la on myös help­po hal­li­ta eri jär­jes­tel­miin annet­tu­ja oikeuk­sia ja vaik­ka työn­te­ki­jän hal­lin­nas­sa ole­via avaimia.

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä

Lisää kannattavuutta sopimusten seurannalla

Varsinkin asia­kas­ra­ja­pin­nas­sa työs­ken­te­le­vil­le on mones­ti haas­ta­vaa löy­tää nopeas­ti ajan tasal­la ole­vat sopi­muk­set. Osa sopi­muk­sis­ta on mapeis­sa ja osa säh­köi­ses­sä muo­dos­sa, pahim­mis­sa tapauk­sis­sa useis­sa eri paikoissa.

Kun sopi­mus­ten päät­ty­mi­siä ei muis­te­ta ajois­sa, mah­dol­li­suus tar­kis­taa asiak­kaan hin­noit­te­lu jää käyt­tä­mät­tä. Tämä voi pit­käl­lä aika­vä­lil­lä rapaut­taa yri­tyk­sen kannattavuutta.

Kosilan M‑Files ‑tie­to­hal­lin­taoh­jel­man avul­la pidät sopi­muk­set ajan tasal­la sopi­mus­poh­jan luo­mi­ses­ta ja alle­kir­joit­ta­mi­ses­ta läh­tien aina sopi­muk­sen rau­kea­mi­seen saakka.

Lisäksi M‑Filesin käyt­tö luo orga­ni­saa­tioo­si yhte­näi­sen toi­min­ta­ta­van käsi­tel­lä sopi­muk­sia mää­rit­te­le­mie­si käyt­tö­oi­keuk­sien mukai­ses­ti kes­ki­te­tys­tä pai­kas­ta – myös mobiililaitteilla

Kosilan tiedonhallintaohjelman
edut sopimustenhallinnassa

★ Seuranta
Sopimuksia on help­po seu­ra­ta työn­ku­lun­ti­lo­jen mukaan esim. Luonnos, Hyväksytty, Lähetetty alle­kir­joi­tet­ta­vak­si, Allekirjoitettu, Sopimus voi­mas­sa, Sopimus päättynyt.

★ Muistutukset
Automaattisten muis­tu­tuk­sien ansiois­ta mikään ei ole muis­tin varas­sa, vaan jär­jes­tel­mä lähet­tää ilmoi­tuk­sen lähes­ty­väs­tä toi­men­pi­tees­tä tai sopi­muk­sen päät­ty­mi­ses­tä hyvis­sä ajoin.

★ Sähköiset alle­kir­joi­tuk­set
Sujuvoita työn­kul­kua säh­köi­sel­lä allekirjoituksella.

★ Valmiit sopi­mus­poh­jat
M‑Filesiin voi­daan luo­da val­mii­ta sopi­mus­poh­jia, jot­ka hel­pot­ta­vat sopi­mus­ten teke­mis­tä ja joil­la var­mis­te­taan, että kaik­ki tar­vit­ta­vat koh­dat tule­vat täytetyiksi.

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä

Työajan järkevää käyttöä

Oikean tie­don tai doku­men­tin löy­tä­mi­nen nopeas­ti ei aina onnis­tu käden­kään­tees­sä. Varsinkin jos tie­dos­toa on ollut laa­ti­mas­sa useam­pi hen­ki­lö, voi juu­ri sen uusim­man doku­men­tin löy­tä­mi­nen tuot­taa päänvaivaa.

Ottamalla käyt­töön Kosilan M‑Files ‑poh­jai­sen tie­don­hal­lin­ta­rat­kai­sun tehos­tat töi­den kul­kua, eikä työ­ai­kaa kulu tie­don etsimiseen.

M‑Filesissa on erit­täin teho­kas haku­toi­min­to, joka mah­dol­lis­taa oikean tie­don löy­tä­mi­sen nopeas­ti ja monin eri tavoin. Haku ulot­tuu perin­tei­sen doku­men­tin nimi­haun lisäk­si myös doku­men­tin sisäl­töön sekä doku­men­til­le annet­tui­hin meta­tie­tie­toi­hin. Metatietojen perus­teel­la voi­daan teh­dä eri­lai­sia pika­ha­ku­ja, joil­la voi­daan usein tois­tu­via haku­ja tois­taa yhdel­lä valinnalla.

Haku voi­daan tar­vit­taes­sa inte­graa­tio­den avul­la ulot­taa myös mui­hin tie­to­va­ras­toi­hin esim. nykyi­seen verkkolevyyn.

Kosilan M‑Files ‑tiedonhallintaohjelman
edut dokumentinhallinnassa:

★ Uusimmat ver­siot sekä his­to­ria­tie­dot
Dokumenttien ver­sioin­ti var­mis­taa vii­mei­sim­män tie­don löy­ty­mi­sen ja his­to­ria­tie­to säi­lyy tal­les­sa mah­dol­lis­ta tar­kas­te­lua varten.

★ Tietoturva
Tietojen käyt­tö­oi­keuk­sien hal­lin­ta mah­dol­lis­taa moni­puo­li­set tur­val­li­suus­a­se­tuk­set doku­men­teil­le ja metatiedoille.

★ Muuttuvat tie­dot
M‑Filesissa voi  sisäl­lyt­tää muut­tu­via tie­to­ja kuten säi­ly­ty­sa­jan, jul­ki­suus­luo­kan ja salas­sa­pi­don dokumentaatioon.

★ Nimeämisen hel­pot­ta­mi­nen
Dokumenttipohjien ja auto­maat­tis­ten doku­ment­tien nimeä­mi­sen käyt­tä­mi­nen luo orga­ni­saa­tioon laa­duk­kaan ja yhte­näi­sen tavan toimia.

★ Käsittelyprosessien mal­lin­ta­mi­nen
M‑Filesissa on mah­dol­lis­ta suun­ni­tel­la eri käsit­te­ly­pro­ses­seil­le omat mal­lin­sa, jon­ka mukai­ses­ti koko orga­ni­saa­tio voi toimia.

★ SÄHKE2-vaa­ti­mus­ten täyt­tä­mi­nen
SÄHKE2-mukai­sen tie­do­noh­jaus­suun­ni­tel­man yllä­pi­tä­mi­nen M‑Files jär­jes­tel­mäs­sä mah­dol­lis­taa lain­mu­kais­ten vaa­ti­mus­ten täyt­tä­mi­sen ja mah­dol­lis­taa yhte­näi­set meta­tie­dot asia­kir­joil­le ja asioille.

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä

Automatisoi kokousten paperityöt

Juuri kun sait kokouk­sen esi­tys­lis­tan ja muut mate­ri­aa­lit val­miik­si ja lähe­tet­tyä osal­lis­tu­jil­le, huo­maat, että esi­tys­lis­tal­ta jäi puut­tu­maan jotain todel­la tär­ke­ää? Lähetitpä mate­ri­aa­lit osal­lis­tu­jil­le pos­tit­se tai säh­kö­pos­til­la, on tilan­teen kor­jaa­mi­nen aina yhtä monimutkaista.

Tällaisten tilan­tei­den ehkäi­se­mi­sek­si ja kokous­ten jou­he­voit­ta­mi­sek­si kan­nat­taa kokous­ten hal­lin­taan ottaa käyt­töön Kosilan M‑Files-poh­jai­nen säh­köi­nen jär­jes­tel­mä, jon­ka avul­la päi­vi­tyk­set kokous­ten esi­tys­lis­toi­hin ja mui­hin tie­toi­hin on help­po teh­dä. Kosilan Kokoushallinnassa työn­ku­lut ja pro­ses­sit ohjaa­vat kokouk­sen ete­ne­mis­tä Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti.

Kosilan Kokoustenhallinnan edut:

★ Kokousdokumenttien hal­lin­ta ja jaka­mi­nen
Esityslistan ja kokous­ma­te­ri­aa­lin auto­ma­ti­soin­ti sekä ver­sioin­ti hel­pot­ta­vat huo­mat­ta­vas­ti kokous­do­ku­men­toin­nin hal­lin­taa ja mah­dol­lis­taa nii­den eri­lai­set jul­kai­sut eri­lai­siin paikkoihin.

★ Etäosallistuminen
Itse kokouk­seen voi osal­lis­tua myös etä­nä ja mobii­li­käyt­tö on mahdollista.

★ Sähköinen alle­kir­joi­tus ja pöy­tä­kir­jan tar­kis­tus
Sähköinen alle­kir­joi­tus ja pöy­tä­kir­jan tar­kas­tus mah­dol­lis­ta­vat alle­kir­joi­tus­ti­lan­teen auto­maat­ti­sen seu­ran­nan sekä asioi­den nopean etenemisen.

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä

Pidä arkisto ajantasalla

Tällä het­kel­lä mones­sa orga­ni­saa­tios­sa on vie­lä rin­nak­kain säh­köi­nen ja pape­ri­nen arkis­to, joi­den luku- ja muok­kausoi­keuk­sien hal­lin­ta on lähes mahdotonta.

Asiakirjojen ja asioi­den hävit­tä­mi­nen on erit­täin työ­läs­tä ilman toi­mi­vaa pro­ses­sia, jos­sa on kuvat­tu sel­keäs­ti doku­ment­tien säi­ly­ty­sa­jat. Lisäksi hävit­tä­vien tie­to­jen luet­te­loin­nis­sa on puutteita.

SÄHKE2 vaa­ti­mus­ten mukai­sen Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) käyt­tä­mi­nen arkis­ton­hoi­ta­jan työ­ka­lu­na hel­pot­taa asia­kir­jo­jen hävit­tä­mi­ses­sä, hävi­tys­esi­tyk­sis­sä ja hävitysluetteloissa.

Kosilan M‑Files-pohjaisen Arkiston perusominaisuuksia ovat esimerkiksi:

★ Vanhan arkis­ton digi­toin­ti
Nykyisen pape­riar­kis­ton skan­naa­mi­nen säi­ly­tyk­seen sovel­tu­vaan säh­köi­seen formaattiin

★ Säilytysajat ja hävi­tys­lis­tat
Dokumenttien laki­sää­tei­set säi­ly­ty­sa­jat ja nii­den oikea-aikai­nen hävit­tä­mi­nen on help­poa, kun jär­jes­tel­mä huo­leh­tii hävi­tys­lis­to­jen laatimisesta.

★ Luku ja muok­kausoi­keuk­sien hal­lin­ta
Tietoturvallinen luku- ja muok­kausoi­keuk­sien hal­lin­ta ovat Arkiston perusvaatimuksia.

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä

Pidä asiat hallinnassasi

Asianhallinta tar­koit­taa orga­ni­saa­tion toi­min­ta­pro­ses­sei­hin sisäl­ty­vien asioi­den ja asia­kir­jo­jen käsit­te­lyn ohjaa­mis­ta nii­den koko elin­kaa­ren ajan. Asianhallinta pyr­kii tehos­ta­maan asioi­den val­mis­te­lua, käsit­te­lyä, pää­tök­sen­te­koa, jul­kai­se­mis­ta ja arkis­toin­tia sekä asia­kir­jal­lis­ten tie­to­jen hallintaa.

Sähköinen asian­hal­lin­ta on tär­keä edel­ly­tys sil­le, että jul­ki­sen hal­lin­non toi­min­taa voi­daan­di­gi­ta­li­soi­da ja asia­kas­pal­ve­lua säh­köis­tää. Sähköisessä asian­hal­lin­nas­sa tie­to ja asiakirjat,asian käsit­te­ly ja tie­don säi­lyt­tä­mi­nen ovat säh­köi­ses­sä muo­dos­sa. Sähköinen arkis­to on myös tär­keä osa säh­köis­tä asianhallintaa.

Asianhallintaa ohjaa SÄHKE2 vaa­ti­mus­ten mukai­nen Tiedonohjaussuunnitelma (TOS).

Kosilan M‑Files pohjaisen Asianhallinnan edut:

★ SÄHKE2 ‑vaa­ti­muk­set täyttävä

★ Asian- ja asia­kir­jan­hal­lin­ta koko nii­den elin­kaa­ren ajan

★ Täyttää jul­kis­hal­lin­non vaatimukset

 

Haluatko tie­tää lisää Kosilan M‑Files-rat­kai­suis­ta tiedonhallintaan?

Ota yhteyttä