Mitä hyötyä Compliance -ajattelusta on julkishallinnoille?

Suomentaen Compliancessahan on kyse vaatimustenmukaisuudesta. Julkishallinto on kautta aikain joutunut ottamaan vaatimustenmukaisuuden tarkasti huomioon. Löytyisikö Compliance ajattelusta kuitenkin jotakin hyödynnettävää?

Kokemukseni mukaan aina kannattaa harkita sellaista, jolla toiminnan uskottavuutta ja varmuutta voidaan parantaa ja tukea. Itse ainakin entisenä poliisivirkamiehenä osaan arvostaa tyytyväisiä asiakkaita ja toimivia tiedon hallinnan prosesseja.

Vaatimustenmukaisuuden ansiosta kaikki tietävät kuinka tulee toimia

Compliance toimintatapa on laajemman käytön myötä kehittynyt ja tänä päivänä lainmukaisen toimimisen lisäksi siihen luetaan kuuluvaksi kaikkinainen sääntöjen ja arvojen mukainen toimintatapa. Niin ikään eettisesti kestävä toiminta on tullut yhtä tärkeämmäksi osaksi vaatimustenmukaisuutta.

Vaatimustenmukaisen toimintatavan sisäistäminen yhdeksi toimintaa ohjaavaksi arvoksi lisää varmasti uskottavuutta niin asiakkaiden silmissä kuin oman henkilöstön keskuudessa. Vaatimustenmukaisuutta on sekin, että kaikki tietävät kuinka tulee toimia ja mitä seuraa, jos niin ei tapahdu.

Asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia

Vaatimustenmukainen toimintatapa auttaa vähentämään omaan toimintaan kohdistuvia riskejä ja virhemahdollisuuksia. Kun työyhteisön arvona on oikeintoimimisen kulttuuri, on se silloin avoin, läpinäkyvä ja rehellinen.

Tämä ei voi olla vaikuttamatta niin asiakastyytyväisyyteen kuin oman henkilöstön työhyvinvointiin.

EU:n Tietosuoja-asetus ja Tiedonhallintalaki

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja sitä tukeva kansallinen Tietosuojalaki ovat esimerkkejä vaativasta sääntelystä. Näissä molemmissa henkilötietojen käsittelyltä vaaditaan osoitusvelvollisuutta ja sitä kautta entistä tarkemmin kuvattuja ja läpinäkyviä käsittelyprosesseja.

Samoin vuoden 2020 alussa voimaan tullut Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on myös kohtalaisen velvoittavaa lainsäädäntöä.

Kansalaisten asioiden hoidon tulee olla läpinäkyvää ja saatavuuden sekä tietoturvallisen tiedonhallinnan vaatimukset täyttävää. Tärkeässä roolissa ovat myös asiakkaan oikeudet omassa asioidenhoidossa, niin ennakollisesti kuin jälkikäteisesti. Tiedonhallintalaki koskettaa erityisesti kunnallisen päätöksenteon dokumentointia ja muun muassa yliopistoja sekä korkeakouluja.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus hidastuttaa ja lamaannuttaa toimintaprosessin

Yhteiskunnan kehittyessä myös lainsäädännön täytyy kehittyä; valitettavasti samalla myös koko ajan lisääntyä. Vaatimustenmukaisuus on lainsäädännön kehityksen myötä noussut yhä tärkeämpään asemaan. Eri suunnista tulevien lainsäädäntövaatimusten toteuttaminen ei ole aivan helppo tehtävä. Täytyy löytyä osaamista lainsäädännön tulkintaan ja vaatimusten jalkauttamiseen toimintaprosesseissa.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus saattaa hidastuttaa ja pahimmillaan lamaannuttaa toimintaprosessin.

Kosila tiedonhallinnan asiantuntijana M-Files ohjelmistolla

Olemme Kosilassa perehtyneet uuteen tiedonhallintalakiin. Meillä on tulevaisuuden tiedontarpeet täyttävät älykkään tiedonhallinnan työkalut, joilla vaatimustenmukaisuus on helppo saavuttaa. M-Files ohjelmisto tiedonhallinnan alustana ja siihen liitettävät ominaisuudet kuten asianhallinta, ovat älykäs valinta julkisen hallinnon tiedonhallintaan.

Henkilökohtaisesti on mukavaa auttaa pitkällä kokemuksellani virkamieshallinnosta ja edesauttaa vaatimustenmukaisten M-Files ohjelmistoratkaisujen käyttöönottoa julkishallinnon älykkääseen tiedonhallintaan. Ja aiemmin virkamiehen tasapuolisuudella supistetun palvelun sijaan voin nyt Kosilan tiedonhallinnan asiantuntijana keskittyä asiakkaaseen kerrallaan ja antaa sinne täydet sata prosenttia osaamistani.

Compliance yhteensopiva M-Files tiedonhallinta – Yksi, helppo tapa käsitellä ja hallita tietoa

Kirjoittaja

Erkki Kerola

050 414 5410
Lähetä sähköpostia

Työskentelin lähes 40 vuotta poliisin palveluksessa. Tuttua on rikostutkinta, kenttätehtävät ja poliisin johtotehtävissä toimiminen mm. ylikomisariona Pohjanmaan poliisilaitoksen valvonta- ja hälytyssektorin johtajana.

Entisenä poliisivirkamiehenä arvostan toimivia tiedon hallinnan prosesseja. Kokemukseni virkamieshallinnosta edesauttaa vaatimustenmukaisten M-Files ohjelmistoratkaisujen käyttöönottoa julkishallinnon älykkääseen tiedonhallintaan.

Aiemman virkamiehen tasapuolisuudella supistetun palvelun sijaan voin nyt tiedonhallinnan asiantuntijana keskittyä asiakkaaseen kerrallaan ja antaa sinne täydet sata prosenttia osaamisestani.