M‑Files sopivuus tiedonhallintaan julkishallinnossa

Päivän tren­di tie­don­hal­lin­nas­sa on vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suus. EU:n tie­to­suo­ja-ase­tus (GDPR) ja Tietosuojalaki sekä uusin vaa­ti­mus­ten­tuo­ja, Laki jul­ki­sen hal­lin­non tie­don­hal­lin­nas­ta eli Tiedonhallintalaki (TihL), ovat vii­me vuo­si­na tuo­neet pal­jon vaa­ti­muk­sia jul­kis­hal­lin­non toimijoille.

Huomionarvoista on se, että esi­mer­kik­si jul­kis­hal­lin­toon suun­na­tun Tiedonhallintalain vaa­ti­muk­set kos­ke­vat tie­tyil­lä rajauk­sil­la myös jul­kis­ta teh­tä­vää hoi­ta­via yhtei­sö­jä, lai­tok­sia, sää­tiöi­tä ja jopa yksi­tyi­siä hen­ki­löi­tä nii­den käyt­täes­sä jul­kis­ta val­taa. Myös ammat­ti­kor­kea­kou­lut ja yli­opis­tot kuu­lu­vat Tiedonhallintalain piiriin.

Tämän päi­vän tie­don­hal­lin­nal­le ja asia­kir­jo­jen käsit­te­lyl­le on ase­tet­tu tiuk­ko­ja vaa­ti­muk­sia. Myöskään tie­to­tur­vaan ja ‑suo­jaan liit­ty­vät vaa­ti­muk­set eivät ole vähäi­siä. Onnistuakseen hyvin, tulee tie­to­tur­val­li­suu­den ja ‑suo­jan olla hyvin orga­ni­soi­tua ja hen­ki­lös­tön kou­lu­tus­ten ajan tasal­la. Eikä sii­nä vie­lä kaik­ki; jul­kis­hal­lin­non tie­don­hal­lin­taa halua­vat osal­taan mää­rit­tää myös Julkisuuslaki, Digipalvelulaki ja Hallintolaki sekä Arkistolaki. Lainsäädännön vaa­ti­muk­sien hal­lin­taa tar­vi­taan heti Tiedonhallintalain toteu­tuk­sen ensi aske­lis­sa, muun muas­sa tie­don­hal­lin­ta­mal­lin (TihL 5§) rakentamisessa.

Millainen työ, sellaiset työkalut

Tiedonhallintayksikön joh­don on huo­leh­dit­ta­va sii­tä, että tie­don­hal­lin­tayk­si­kös­sä on asian­mu­kai­set työ­vä­li­neet tie­don­hal­lin­taa kos­ke­vien vel­vol­li­suuk­sien toteut­ta­mi­sek­si (TihL 4§). Vaatimustenmukainen toi­min­ta tar­vit­see vaa­ti­mus­ten­mu­kai­set työ­ka­lut. Ohjelmistoratkaisuilta edel­ly­te­tään muun­tau­tu­mis­ky­kyä ja esi­mer­kik­si tie­to­tur­van osal­ta sisään­ra­ken­net­tu­ja omi­nai­suuk­sia. M‑Files ‑ohjel­mis­to­rat­kai­sut sisäl­tä­vät juu­ri näi­tä omi­nai­suuk­sia. M‑Filesin erin­omai­set hakuo­mi­nai­suu­det yhdis­tet­ty­nä edis­tyk­sel­li­seen käyt­tä­jä­hal­lin­taan var­mis­ta­vat nopean ja jokai­sel­le käyt­tä­jäl­le tie­to­tur­val­li­sen pää­syn juu­ri hänel­le kuu­lu­vaan tietoon.

Etätyön mah­dol­li­suuk­sien ja tar­pei­den yhä lisään­tyes­sä M‑Files tukee työs­ken­te­ly­pai­kas­ta riip­pu­ma­ton­ta asia­kir­jo­jen käsit­te­lyä. M‑Files-ohjel­mis­tol­la käyt­tä­jät pää­se­vät ajan­ta­sai­siin doku­ment­tei­hin käsik­si mis­sä ja mil­loin vain.

Julkishallinnon asia­kir­ja­pai­not­tei­nen doku­men­tin­hal­lin­ta tar­vit­see byro­kra­ti­aa. Tässä tapauk­ses­sa byro­kra­ti­aa posi­tii­vi­ses­sa mie­les­sä, sil­lä jul­kis­hal­lin­non asia­kir­jo­jen tulee usein läpi­käy­dä sää­de­tyt vai­heet, jot­ta kan­sa­lais­ten oikeu­det toteu­tu­vat sää­de­tyl­lä taval­la. M‑Files asian­hal­lin­ta- ja kokous­työ­ka­luil­la sekä auto­ma­ti­soi­tu­jen työn­kul­ku­jen avul­la on byro­kra­ti­aa­kin hel­pom­paa toteuttaa.

Tiedonhallintalain haltuunottoa voi palastella

Lainsäätäjä on vii­sau­des­saan anta­nut laa­ja­vai­kut­tei­sen Tiedonhallintalain vaa­ti­mus­ten toteut­ta­mi­sel­le mää­rä­ai­ko­ja. Kaiken ei siis tar­vit­se olla val­mis­ta heti vaan osa taka­ra­jois­ta on vas­ta 36 kk ja jopa 48 kk kulut­tua lain voi­maan­tu­los­ta eli 1.1.2020.

Viimeisimpinä toteu­tet­ta­vi­na vaa­tei­na tule­vat tie­to­tur­val­li­suu­teen liit­ty­vät vaa­teet, joi­den toteut­ta­mi­seen on annet­tu aikaa 36 kuu­kaut­ta. Tämä sik­si, että tie­to­tur­val­li­suu­den hal­tuun­o­ton on arvioi­tu kulut­ta­van koh­tuul­li­nen mää­rä niin jul­kis­hal­lin­non hen­ki­lö­re­surs­se­ja kuin euroja.

Tiedonhallintalaki odot­taa ensim­mäi­se­nä vuon­na toteut­ta­jil­taan tie­don­hal­lin­nan pro­ses­sien käyn­nis­tä­mis­tä, tie­don­hal­lin­tayk­si­köi­den tun­nis­ta­mis­ta ja muo­dos­ta­mis­ta sekä tie­don­hal­lin­ta­mal­lin laa­ti­mis­ta. Lienee sel­vää, että tie­don­hal­lin­tayk­si­köi­den joh­to vas­taa täs­tä lain vaa­ti­mus­ten toteut­ta­mi­ses­ta annet­tu­jen siir­ty­mä­ai­ko­jen mukaisesti.

Tiedonhallintamallin kuvaus (TihL 5§)

Tiedonhallintamalli on laa­dit­ta­va ja yllä­pi­det­tä­vä pal­ve­lu­jen, asian­kä­sit­te­lyn ja tie­toai­neis­to­jen hal­lin­nan suun­nit­te­le­mi­sek­si ja toteut­ta­mi­sek­si, tie­don­saan­tia kos­ke­vien oikeuk­sien ja rajoi­tus­ten toteut­ta­mi­sek­si, monin­ker­tai­sen tie­to­jen keruun vähen­tä­mi­sek­si, tie­to­jär­jes­tel­mien ja tie­to­va­ran­to­jen yhteen toi­mi­vuu­den toteut­ta­mi­sek­si sekä tie­to­tur­val­li­suu­den ylläpitämiseksi.

• On hal­lin­non sisäi­nen mää­räys sii­tä, miten asian­kä­sit­te­ly, pal­ve­lu­jen tuot­ta­mi­nen ja nii­hin liit­ty­vä tie­don­hal­lin­ta on järjestettävä.
• Kuvaa mitä toi­min­ta­pro­ses­se­ja on, mil­lä tie­to­jär­jes­tel­mil­lä asia­kir­jo­ja ja mui­ta vas­taa­via tie­to­ja käsi­tel­lään ja mihin tie­to­va­ran­toon asia­kir­jat kuuluvat.
• Tarkoituksena on kuva­ta orga­ni­saa­tion (tie­don­hal­lin­tayk­si­kön) toi­min­taym­pä­ris­tö ja tiedonhallinta
• Korvaa tie­to­jär­jes­tel­mä­se­los­teet, kokonais­arkkitehtuuri­kuvaukset ja edis­tää tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen käsit­te­ly­toi­mia kuvaa­van selos­teen ylläpitoa.
• Sisältää tie­dot arkis­toin­nin tie­dois­ta ja tie­toai­neis­to­jen tuhoa­mi­ses­ta sekä sisäl­tää arkis­ton-muo­dos­tus­­suun­ni­tel­man tiedot.

Me olemme Kosilassa perehtyneet vaatimustenmukaisuuteen ja älykkääseen tiedonhallintaan.

Me olem­me Kosilassa pereh­ty­neet vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suu­teen ja älyk­kää­seen tie­don­hal­lin­taan. Kosilasta saat myös kaik­ki­nai­seen tie­don­hal­lin­nan toteut­ta­mi­seen lois­ta­vas­ti sovel­tu­van M‑Files tie­don­hal­lin­ta-työ­ka­lun. Olemme siis kai­kin puo­lin val­mii­na aut­ta­maan jul­kis­hal­lin­toa tie­don­hal­lin­nan palas­ten koh­dal­leen laitossa.