Mitä hyötyä Compliance ‑ajattelusta on julkishallinnoille?

Suomentaen Compliancessahan on kyse vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suu­des­ta. Julkishallinto on kaut­ta aikain jou­tu­nut otta­maan vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suu­den tar­kas­ti huo­mioon. Löytyisikö Compliance ajat­te­lus­ta kui­ten­kin jota­kin hyödynnettävää?

Kokemukseni mukaan aina kan­nat­taa har­ki­ta sel­lais­ta, jol­la toi­min­nan uskot­ta­vuut­ta ja var­muut­ta voi­daan paran­taa ja tukea. Itse aina­kin enti­se­nä polii­si­vir­ka­mie­he­nä osaan arvos­taa tyy­ty­väi­siä asiak­kai­ta ja toi­mi­via tie­don hal­lin­nan prosesseja.

Vaatimustenmukaisuuden ansiosta kaikki tietävät kuinka tulee toimia

Compliance toi­min­ta­ta­pa on laa­jem­man käy­tön myö­tä kehit­ty­nyt ja tänä päi­vä­nä lain­mu­kai­sen toi­mi­mi­sen lisäk­si sii­hen lue­taan kuu­lu­vak­si kaik­ki­nai­nen sään­tö­jen ja arvo­jen mukai­nen toi­min­ta­ta­pa. Niin ikään eet­ti­ses­ti kes­tä­vä toi­min­ta on tul­lut yhtä tär­keäm­mäk­si osak­si vaatimustenmukaisuutta.

Vaatimustenmukaisen toi­min­ta­ta­van sisäis­tä­mi­nen yhdek­si toi­min­taa ohjaa­vak­si arvok­si lisää var­mas­ti uskot­ta­vuut­ta niin asiak­kai­den sil­mis­sä kuin oman hen­ki­lös­tön kes­kuu­des­sa. Vaatimustenmukaisuutta on sekin, että kaik­ki tie­tä­vät kuin­ka tulee toi­mia ja mitä seu­raa, jos niin ei tapahdu.

Asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia

Vaatimustenmukainen toi­min­ta­ta­pa aut­taa vähen­tä­mään omaan toi­min­taan koh­dis­tu­via ris­ke­jä ja vir­he­mah­dol­li­suuk­sia. Kun työyh­tei­sön arvo­na on oikein­toi­mi­mi­sen kult­tuu­ri, on se sil­loin avoin, läpi­nä­ky­vä ja rehellinen.

Tämä ei voi olla vai­kut­ta­mat­ta niin asia­kas­tyy­ty­väi­syy­teen kuin oman hen­ki­lös­tön työhyvinvointiin.

EU:n Tietosuoja-asetus ja Tiedonhallintalaki

EU:n tie­to­suo­ja-ase­tus (GDPR) ja sitä tuke­va kan­sal­li­nen Tietosuojalaki ovat esi­merk­ke­jä vaa­ti­vas­ta sään­te­lys­tä. Näissä molem­mis­sa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyl­tä vaa­di­taan osoi­tus­vel­vol­li­suut­ta ja sitä kaut­ta entis­tä tar­kem­min kuvat­tu­ja ja läpi­nä­ky­viä käsittelyprosesseja.

Samoin vuo­den 2020 alus­sa voi­maan tul­lut Laki jul­ki­sen hal­lin­non tie­don­hal­lin­nas­ta on myös koh­ta­lai­sen vel­voit­ta­vaa lainsäädäntöä.

Kansalaisten asioi­den hoi­don tulee olla läpi­nä­ky­vää ja saa­ta­vuu­den sekä tie­to­tur­val­li­sen tie­don­hal­lin­nan vaa­ti­muk­set täyt­tä­vää. Tärkeässä roo­lis­sa ovat myös asiak­kaan oikeu­det omas­sa asioi­den­hoi­dos­sa, niin enna­kol­li­ses­ti kuin jäl­ki­kä­tei­ses­ti. Tiedonhallintalaki kos­ket­taa eri­tyi­ses­ti kun­nal­li­sen pää­tök­sen­teon doku­men­toin­tia ja muun muas­sa yli­opis­to­ja sekä korkeakouluja.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus hidastuttaa ja lamaannuttaa toimintaprosessin

Yhteiskunnan kehit­tyes­sä myös lain­sää­dän­nön täy­tyy kehit­tyä; vali­tet­ta­vas­ti samal­la myös koko ajan lisään­tyä. Vaatimustenmukaisuus on lain­sää­dän­nön kehi­tyk­sen myö­tä nous­sut yhä tär­keäm­pään ase­maan. Eri suun­nis­ta tule­vien lain­sää­dän­tö­vaa­ti­mus­ten toteut­ta­mi­nen ei ole aivan help­po teh­tä­vä. Täytyy löy­tyä osaa­mis­ta lain­sää­dän­nön tul­kin­taan ja vaa­ti­mus­ten jal­kaut­ta­mi­seen toimintaprosesseissa.

Väärin jal­kau­tet­tu­na vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suus saat­taa hidas­tut­taa ja pahim­mil­laan lamaan­nut­taa toimintaprosessin.

Kosila tiedonhallinnan asiantuntijana M‑Files ohjelmistolla

Olemme Kosilassa pereh­ty­neet uuteen tie­don­hal­lin­ta­la­kiin. Meillä on tule­vai­suu­den tie­don­tar­peet täyt­tä­vät älyk­kään tie­don­hal­lin­nan työ­ka­lut, joil­la vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suus on help­po saa­vut­taa. M‑Files ohjel­mis­to tie­don­hal­lin­nan alus­ta­na ja sii­hen lii­tet­tä­vät omi­nai­suu­det kuten asian­hal­lin­ta, ovat äly­käs valin­ta jul­ki­sen hal­lin­non tiedonhallintaan.

Henkilökohtaisesti on muka­vaa aut­taa pit­käl­lä koke­muk­sel­la­ni vir­ka­mies­hal­lin­nos­ta ja ede­saut­taa vaa­ti­mus­ten­mu­kais­ten M‑Files ohjel­mis­to­rat­kai­su­jen käyt­töön­ot­toa jul­kis­hal­lin­non älyk­kää­seen tie­don­hal­lin­taan. Ja aiem­min vir­ka­mie­hen tas­a­puo­li­suu­del­la supis­te­tun pal­ve­lun sijaan voin nyt Kosilan tie­don­hal­lin­nan asian­tun­ti­ja­na kes­kit­tyä asiak­kaa­seen ker­ral­laan ja antaa sin­ne täy­det sata pro­sent­tia osaamistani.

Compliance yhteensopiva M‑Files tiedonhallinta – Yksi, helppo tapa käsitellä ja hallita tietoa

Kirjoittaja:

Erkki Kerola

050 414 5410
Lähetä säh­kö­pos­tia

Työskentelin lähes 40 vuot­ta polii­sin pal­ve­luk­ses­sa. Tuttua on rikos­tut­kin­ta, kent­tä­teh­tä­vät ja polii­sin joh­to­teh­tä­vis­sä toi­mi­mi­nen mm. yli­ko­mi­sa­rio­na Pohjanmaan polii­si­lai­tok­sen val­von­ta- ja häly­tys­sek­to­rin johtajana.

Entisenä polii­si­vir­ka­mie­he­nä arvos­tan toi­mi­via tie­don hal­lin­nan pro­ses­se­ja. Kokemukseni vir­ka­mies­hal­lin­nos­ta ede­saut­taa vaa­ti­mus­ten­mu­kais­ten M‑Files ohjel­mis­to­rat­kai­su­jen käyt­töön­ot­toa jul­kis­hal­lin­non älyk­kää­seen tiedonhallintaan.

Aiemman vir­ka­mie­hen tas­a­puo­li­suu­del­la supis­te­tun pal­ve­lun sijaan voin nyt tie­don­hal­lin­nan asian­tun­ti­ja­na kes­kit­tyä asiak­kaa­seen ker­ral­laan ja antaa sin­ne täy­det sata pro­sent­tia osaamisestani.

Lisää ajankohtaisia:

Käytettävyys on valttia

Käytettävyys on valttia

Kosilan palvelupäällikkö Jussi Juntumaan polku kosilalaiseksi on hieman poikkeuksellinen ja hänen sydäntään lähellä on...

Kosila ja NIVE yhteistyöhön

Kosila ja NIVE yhteistyöhön

Helppokäyttöisellä mobiilisovelluksella Nive Notiksella voidaan raportoida mitä tahansa tietoa kentältä. Asiakas...