Mitä hyötyä Compliance ‑ajattelusta on julkishallinnoille?

Suomentaen Compliancessahan on kyse vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suu­des­ta. Julkishallinto on kaut­ta aikain jou­tu­nut otta­maan vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suu­den tar­kas­ti huo­mioon. Löytyisikö Compliance ajat­te­lus­ta kui­ten­kin jota­kin hyödynnettävää?

Kokemukseni mukaan aina kan­nat­taa har­ki­ta sel­lais­ta, jol­la toi­min­nan uskot­ta­vuut­ta ja var­muut­ta voi­daan paran­taa ja tukea. Itse aina­kin enti­se­nä polii­si­vir­ka­mie­he­nä osaan arvos­taa tyy­ty­väi­siä asiak­kai­ta ja toi­mi­via tie­don hal­lin­nan prosesseja.

Vaatimustenmukaisuuden ansiosta kaikki tietävät kuinka tulee toimia

Compliance toi­min­ta­ta­pa on laa­jem­man käy­tön myö­tä kehit­ty­nyt ja tänä päi­vä­nä lain­mu­kai­sen toi­mi­mi­sen lisäk­si sii­hen lue­taan kuu­lu­vak­si kaik­ki­nai­nen sään­tö­jen ja arvo­jen mukai­nen toi­min­ta­ta­pa. Niin ikään eet­ti­ses­ti kes­tä­vä toi­min­ta on tul­lut yhtä tär­keäm­mäk­si osak­si vaatimustenmukaisuutta.

Vaatimustenmukaisen toi­min­ta­ta­van sisäis­tä­mi­nen yhdek­si toi­min­taa ohjaa­vak­si arvok­si lisää var­mas­ti uskot­ta­vuut­ta niin asiak­kai­den sil­mis­sä kuin oman hen­ki­lös­tön kes­kuu­des­sa. Vaatimustenmukaisuutta on sekin, että kaik­ki tie­tä­vät kuin­ka tulee toi­mia ja mitä seu­raa, jos niin ei tapahdu.

Asiakastyytyväisyyttä ja työhyvinvointia

Vaatimustenmukainen toi­min­ta­ta­pa aut­taa vähen­tä­mään omaan toi­min­taan koh­dis­tu­via ris­ke­jä ja vir­he­mah­dol­li­suuk­sia. Kun työyh­tei­sön arvo­na on oikein­toi­mi­mi­sen kult­tuu­ri, on se sil­loin avoin, läpi­nä­ky­vä ja rehellinen.

Tämä ei voi olla vai­kut­ta­mat­ta niin asia­kas­tyy­ty­väi­syy­teen kuin oman hen­ki­lös­tön työhyvinvointiin.

EU:n Tietosuoja-asetus ja Tiedonhallintalaki

EU:n tie­to­suo­ja-ase­tus (GDPR) ja sitä tuke­va kan­sal­li­nen Tietosuojalaki ovat esi­merk­ke­jä vaa­ti­vas­ta sään­te­lys­tä. Näissä molem­mis­sa hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyl­tä vaa­di­taan osoi­tus­vel­vol­li­suut­ta ja sitä kaut­ta entis­tä tar­kem­min kuvat­tu­ja ja läpi­nä­ky­viä käsittelyprosesseja.

Samoin vuo­den 2020 alus­sa voi­maan tul­lut Laki jul­ki­sen hal­lin­non tie­don­hal­lin­nas­ta on myös koh­ta­lai­sen vel­voit­ta­vaa lainsäädäntöä.

Kansalaisten asioi­den hoi­don tulee olla läpi­nä­ky­vää ja saa­ta­vuu­den sekä tie­to­tur­val­li­sen tie­don­hal­lin­nan vaa­ti­muk­set täyt­tä­vää. Tärkeässä roo­lis­sa ovat myös asiak­kaan oikeu­det omas­sa asioi­den­hoi­dos­sa, niin enna­kol­li­ses­ti kuin jäl­ki­kä­tei­ses­ti. Tiedonhallintalaki kos­ket­taa eri­tyi­ses­ti kun­nal­li­sen pää­tök­sen­teon doku­men­toin­tia ja muun muas­sa yli­opis­to­ja sekä korkeakouluja.

Väärin jalkautettuna vaatimustenmukaisuus hidastuttaa ja lamaannuttaa toimintaprosessin

Yhteiskunnan kehit­tyes­sä myös lain­sää­dän­nön täy­tyy kehit­tyä; vali­tet­ta­vas­ti samal­la myös koko ajan lisään­tyä. Vaatimustenmukaisuus on lain­sää­dän­nön kehi­tyk­sen myö­tä nous­sut yhä tär­keäm­pään ase­maan. Eri suun­nis­ta tule­vien lain­sää­dän­tö­vaa­ti­mus­ten toteut­ta­mi­nen ei ole aivan help­po teh­tä­vä. Täytyy löy­tyä osaa­mis­ta lain­sää­dän­nön tul­kin­taan ja vaa­ti­mus­ten jal­kaut­ta­mi­seen toimintaprosesseissa.

Väärin jal­kau­tet­tu­na vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suus saat­taa hidas­tut­taa ja pahim­mil­laan lamaan­nut­taa toimintaprosessin.

Kosila tiedonhallinnan asiantuntijana M‑Files ohjelmistolla

Olemme Kosilassa pereh­ty­neet uuteen tie­don­hal­lin­ta­la­kiin. Meillä on tule­vai­suu­den tie­don­tar­peet täyt­tä­vät älyk­kään tie­don­hal­lin­nan työ­ka­lut, joil­la vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suus on help­po saa­vut­taa. M‑Files ohjel­mis­to tie­don­hal­lin­nan alus­ta­na ja sii­hen lii­tet­tä­vät omi­nai­suu­det kuten asian­hal­lin­ta, ovat äly­käs valin­ta jul­ki­sen hal­lin­non tiedonhallintaan.

Henkilökohtaisesti on muka­vaa aut­taa pit­käl­lä koke­muk­sel­la­ni vir­ka­mies­hal­lin­nos­ta ja ede­saut­taa vaa­ti­mus­ten­mu­kais­ten M‑Files ohjel­mis­to­rat­kai­su­jen käyt­töön­ot­toa jul­kis­hal­lin­non älyk­kää­seen tie­don­hal­lin­taan. Ja aiem­min vir­ka­mie­hen tas­a­puo­li­suu­del­la supis­te­tun pal­ve­lun sijaan voin nyt Kosilan tie­don­hal­lin­nan asian­tun­ti­ja­na kes­kit­tyä asiak­kaa­seen ker­ral­laan ja antaa sin­ne täy­det sata pro­sent­tia osaamistani.

Compliance yhteensopiva M‑Files tiedonhallinta – Yksi, helppo tapa käsitellä ja hallita tietoa

Kirjoittaja:

Erkki Kerola

050 414 5410
Lähetä säh­kö­pos­tia

Työskentelin lähes 40 vuot­ta polii­sin pal­ve­luk­ses­sa. Tuttua on rikos­tut­kin­ta, kent­tä­teh­tä­vät ja polii­sin joh­to­teh­tä­vis­sä toi­mi­mi­nen mm. yli­ko­mi­sa­rio­na Pohjanmaan polii­si­lai­tok­sen val­von­ta- ja häly­tys­sek­to­rin johtajana.

Entisenä polii­si­vir­ka­mie­he­nä arvos­tan toi­mi­via tie­don hal­lin­nan pro­ses­se­ja. Kokemukseni vir­ka­mies­hal­lin­nos­ta ede­saut­taa vaa­ti­mus­ten­mu­kais­ten M‑Files ohjel­mis­to­rat­kai­su­jen käyt­töön­ot­toa jul­kis­hal­lin­non älyk­kää­seen tiedonhallintaan.

Aiemman vir­ka­mie­hen tas­a­puo­li­suu­del­la supis­te­tun pal­ve­lun sijaan voin nyt tie­don­hal­lin­nan asian­tun­ti­ja­na kes­kit­tyä asiak­kaa­seen ker­ral­laan ja antaa sin­ne täy­det sata pro­sent­tia osaamisestani.