Hilla Groupin päätös siirtää taloushallintonsa tiedostojenhallinta kokonaisuudessaan Kosilan M‑Files-dokumentinhallintajärjestelmään on tehostanut merkittävästi työnkulkua ja tukee osaltaan tiimin työskentelyä paperittomassa toimistossa.
– Olimme jo pitkään arkistoineet M‑Filesiin muun muassa tilinpäätöksiä, sopimuksia ja muita dokumentteja. Muutama vuosi sitten luovuimme kirjanpidon mapeista, kun tositteita ryhdyttiin tallentamaan liitteeksi suoraan kirjanpitojärjestelmään – mikä oli samalla ensimmäinen isompi loikka kohti paperittomuutta. Aloimme sen jälkeen hyödyntää M‑Filesia systemaattisemmin tallentamalla sinne tositteiden taustalaskelmia ja materiaalia sekä check-listoja. Tämä on helpottanut huomattavasti kirjanpitoprosessiamme, jossa samoja asioita tekee useampi henkilö. Laskutuksen puolella M‑Files on isossa roolissa toimien mapit korvaavana arkistopaikkana, Hilla Groupin Jennie Mäenpää, Tytti Hapuoja ja Karoliina Häggblom kertovat.
![](https://kosila.fi/wp-content/uploads/2024/07/Kosila20ja20Hilla20Group20asiakastarina20MFiles-1024x715.jpg)
Täynnä arkea helpottavia ominaisuuksia
Naiskolmikko on erittäin tyytyväinen M‑Filesiin: oikea tieto tai dokumentti löytyy nyt nopeasti, kaikilla on käytössä aina dokumentin viimeisin versio, eikä mikään tieto katoa. Toki M‑Filesista löytyy paljon muitakin hyödyllisiä ominaisuuksia:
– Versiohistorian ansiosta voidaan tarvittaessa aina palata aiempaan versioon, tallennustilaa on paljon ja dokumentteihin pääsee käsiksi myös etänä. Lisäksi jokainen voi rakentaa itselleen haluamansa näkymän, johon kiinnittää itselleen tärkeät dokumentit. Hyvää on myös se, että M‑Filesiin pystyy tallentamaan luottamuksellisetkin dokumentit, koska luku- ja muokkausoikeuksia voidaan rajata vapaasti.Integroinnin ansiosta erilaisia sopimuksia ja asiakirjoja voidaan lähettää allekirjoitettavaksi suoraan M‑Filesistä Visma Signin palvelun kautta ja allekirjoitetut versiot tallentuvat automaattisesti M‑Filesiin. Dokumenteille on myös mahdollista asettaa erilaisia työvaiheita; kuten vaikkapa kuittauksen, että dokumentti on käsitelty, Jennie kiteyttää.
”Kosilan M‑Files on helpottanut ja sujuvoittanut arjen työskentelyä merkittävästi. Ehdottomasti parasta on ollut mapittamisen ja tulostamisen poisjääminen, mikä on vapauttanut työaikaa tärkeämpiin tehtäviin.”
Tytti Hapuoja
Käyttö on helppo oppia
Monet ohjelmistot vaativat käyttäjiltään huolellista perehtymistä. Kosilan M‑Filesin kanssa tätä ongelmaa ei ole ollut, vaan uudetkin työntekijät ovat omaksuneet järjestelmän nopeasti ilman aikaa vieviä koulutustilaisuuksia.
– Kun meillä on ollut M‑Fileisiin liittyviä kysymyksiä tai toiveita, on Kosilan asiakaspalvelu ollut aina ystävällistä, asiantuntevaa sekä nopeaa ja halutut muutokset on toteutettu ripeästi sekä joustavasti. Suosittelemme ehdottomasti M‑Filesia dokumenttien hallintaan, toteaa Karoliina lopuksi.