M‑Filesin avul­la eroon map­pi­pi­nois­ta ja pape­rei­den pyörittämisestä

Hilla Groupin pää­tös siir­tää talous­hal­lin­ton­sa tie­dos­to­jen­hal­lin­ta koko­nai­suu­des­saan Kosilan M‑Files-doku­men­tin­hal­lin­ta­jär­jes­tel­mään on tehos­ta­nut mer­kit­tä­väs­ti työn­kul­kua ja tukee osal­taan tii­min työs­ken­te­lyä pape­rit­to­mas­sa toimistossa.

– Olimme jo pit­kään arkis­toi­neet M‑Filesiin muun muas­sa tilin­pää­tök­siä, sopi­muk­sia ja mui­ta doku­ment­te­ja. Muutama vuo­si sit­ten luo­vuim­me kir­jan­pi­don mapeis­ta, kun tosit­tei­ta ryh­dyt­tiin tal­len­ta­maan liit­teek­si suo­raan kir­jan­pi­to­jär­jes­tel­mään – mikä oli samal­la ensim­mäi­nen isom­pi loik­ka koh­ti pape­rit­to­muut­ta. Aloimme sen jäl­keen hyö­dyn­tää M‑Filesia sys­te­maat­ti­sem­min tal­len­ta­mal­la sin­ne tosit­tei­den taus­ta­las­kel­mia ja mate­ri­aa­lia sekä check-lis­to­ja. Tämä on hel­pot­ta­nut huo­mat­ta­vas­ti kir­jan­pi­to­pro­ses­siam­me, jos­sa samo­ja asioi­ta tekee useam­pi hen­ki­lö. Laskutuksen puo­lel­la M‑Files on isos­sa roo­lis­sa toi­mien mapit kor­vaa­va­na arkis­to­paik­ka­na, Hilla Groupin Jennie Mäenpää, Tytti Hapuoja ja Karoliina Häggblom kertovat.

Täynnä arkea hel­pot­ta­via ominaisuuksia

Naiskolmikko on erit­täin tyy­ty­väi­nen M‑Filesiin: oikea tie­to tai doku­ment­ti löy­tyy nyt nopeas­ti, kai­kil­la on käy­tös­sä aina doku­men­tin vii­mei­sin ver­sio, eikä mikään tie­to katoa. Toki M‑Filesista löy­tyy pal­jon mui­ta­kin hyö­dyl­li­siä ominaisuuksia:

– Versiohistorian ansios­ta voi­daan tar­vit­taes­sa aina pala­ta aiem­paan ver­sioon, tal­len­nus­ti­laa on pal­jon ja doku­ment­tei­hin pää­see käsik­si myös etä­nä. Lisäksi jokai­nen voi raken­taa itsel­leen halua­man­sa näky­män, johon kiin­nit­tää itsel­leen tär­keät doku­men­tit. Hyvää on myös se, että M‑Filesiin pys­tyy tal­len­ta­maan luot­ta­muk­sel­li­set­kin doku­men­tit, kos­ka luku- ja muok­kausoi­keuk­sia voi­daan raja­ta vapaasti.Integroinnin ansios­ta eri­lai­sia sopi­muk­sia ja asia­kir­jo­ja voi­daan lähet­tää alle­kir­joi­tet­ta­vak­si suo­raan M‑Filesistä Visma Signin pal­ve­lun kaut­ta ja alle­kir­joi­te­tut ver­siot tal­len­tu­vat auto­maat­ti­ses­ti M‑Filesiin. Dokumenteille on myös mah­dol­lis­ta aset­taa eri­lai­sia työ­vai­hei­ta; kuten vaik­ka­pa kuit­tauk­sen, että doku­ment­ti on käsi­tel­ty, Jennie kiteyttää.

”Kosilan M‑Files on hel­pot­ta­nut ja suju­voit­ta­nut arjen työs­ken­te­lyä mer­kit­tä­väs­ti. Ehdottomasti paras­ta on ollut mapit­ta­mi­sen ja tulos­ta­mi­sen pois­jää­mi­nen, mikä on vapaut­ta­nut työ­ai­kaa tär­keäm­piin tehtäviin.”

Tytti Hapuoja

Käyttö on help­po oppia

Monet ohjel­mis­tot vaa­ti­vat käyt­tä­jil­tään huo­lel­lis­ta pereh­ty­mis­tä. Kosilan M‑Filesin kans­sa tätä ongel­maa ei ole ollut, vaan uudet­kin työn­te­ki­jät ovat omak­su­neet jär­jes­tel­män nopeas­ti ilman aikaa vie­viä koulutustilaisuuksia.

– Kun meil­lä on ollut M‑Fileisiin liit­ty­viä kysy­myk­siä tai toi­vei­ta, on Kosilan asia­kas­pal­ve­lu ollut aina ystä­väl­lis­tä, asian­tun­te­vaa sekä nope­aa ja halu­tut muu­tok­set on toteu­tet­tu ripeäs­ti sekä jous­ta­vas­ti. Suosittelemme ehdot­to­mas­ti M‑Filesia doku­ment­tien hal­lin­taan, tote­aa Karoliina lopuksi.