M-Files sopivuus tiedonhallintaan julkishallinnossa

Päivän trendi tiedonhallinnassa on vaatimustenmukaisuus. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja Tietosuojalaki sekä uusin vaatimustentuoja, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta eli Tiedonhallintalaki (TihL), ovat viime vuosina tuoneet paljon vaatimuksia julkishallinnon toimijoille.

Huomionarvoista on se, että esimerkiksi julkishallintoon suunnatun Tiedonhallintalain vaatimukset koskevat tietyillä rajauksilla myös julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, laitoksia, säätiöitä ja jopa yksityisiä henkilöitä niiden käyttäessä julkista valtaa. Myös ammattikorkeakoulut ja yliopistot kuuluvat Tiedonhallintalain piiriin.

Tämän päivän tiedonhallinnalle ja asiakirjojen käsittelylle on asetettu tiukkoja vaatimuksia. Myöskään tietoturvaan ja -suojaan liittyvät vaatimukset eivät ole vähäisiä. Onnistuakseen hyvin, tulee tietoturvallisuuden ja -suojan olla hyvin organisoitua ja henkilöstön koulutusten ajan tasalla. Eikä siinä vielä kaikki; julkishallinnon tiedonhallintaa haluavat osaltaan määrittää myös Julkisuuslaki, Digipalvelulaki ja Hallintolaki sekä Arkistolaki. Lainsäädännön vaatimuksien hallintaa tarvitaan heti Tiedonhallintalain toteutuksen ensi askelissa, muun muassa tiedonhallintamallin (TihL 5§) rakentamisessa.

Millainen työ, sellaiset työkalut

Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi (TihL 4§). Vaatimustenmukainen toiminta tarvitsee vaatimustenmukaiset työkalut. Ohjelmistoratkaisuilta edellytetään muuntautumiskykyä ja esimerkiksi tietoturvan osalta sisäänrakennettuja ominaisuuksia. M-Files -ohjelmistoratkaisut sisältävät juuri näitä ominaisuuksia. M-Filesin erinomaiset hakuominaisuudet yhdistettynä edistykselliseen käyttäjähallintaan varmistavat nopean ja jokaiselle käyttäjälle tietoturvallisen pääsyn juuri hänelle kuuluvaan tietoon.

Etätyön mahdollisuuksien ja tarpeiden yhä lisääntyessä M-Files tukee työskentelypaikasta riippumatonta asiakirjojen käsittelyä. M-Files-ohjelmistolla käyttäjät pääsevät ajantasaisiin dokumentteihin käsiksi missä ja milloin vain.

Julkishallinnon asiakirjapainotteinen dokumentinhallinta tarvitsee byrokratiaa. Tässä tapauksessa byrokratiaa positiivisessa mielessä, sillä julkishallinnon asiakirjojen tulee usein läpikäydä säädetyt vaiheet, jotta kansalaisten oikeudet toteutuvat säädetyllä tavalla. M-Files asianhallinta- ja kokoustyökaluilla sekä automatisoitujen työnkulkujen avulla on byrokratiaakin helpompaa toteuttaa.

Tiedonhallintalain haltuunottoa voi palastella

Lainsäätäjä on viisaudessaan antanut laajavaikutteisen Tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamiselle määräaikoja. Kaiken ei siis tarvitse olla valmista heti vaan osa takarajoista on vasta 36 kk ja jopa 48 kk kuluttua lain voimaantulosta eli 1.1.2020.

Viimeisimpinä toteutettavina vaateina tulevat tietoturvallisuuteen liittyvät vaateet, joiden toteuttamiseen on annettu aikaa 36 kuukautta. Tämä siksi, että tietoturvallisuuden haltuunoton on arvioitu kuluttavan kohtuullinen määrä niin julkishallinnon henkilöresursseja kuin euroja.

Tiedonhallintalaki odottaa ensimmäisenä vuonna toteuttajiltaan tiedonhallinnan prosessien käynnistämistä, tiedonhallintayksiköiden tunnistamista ja muodostamista sekä tiedonhallintamallin laatimista. Lienee selvää, että tiedonhallintayksiköiden johto vastaa tästä lain vaatimusten toteuttamisesta annettujen siirtymäaikojen mukaisesti.

Tiedonhallintamallin kuvaus (TihL 5§)

Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Me olemme Kosilassa perehtyneet vaatimustenmukaisuuteen ja älykkääseen tiedonhallintaan.

Me olemme Kosilassa perehtyneet vaatimustenmukaisuuteen ja älykkääseen tiedonhallintaan. Kosilasta saat myös kaikkinaiseen tiedonhallinnan toteuttamiseen loistavasti soveltuvan M-Files tiedonhallinta-työkalun. Olemme siis kaikin puolin valmiina auttamaan julkishallintoa tiedonhallinnan palasten kohdalleen laitossa.