Palkitsevinta on näh­dä asiak­kaan päi­vit­täi­sen työn helpottuminen.

Tiinan ja Kosilan tiet koh­ta­si­vat Kosilan ja M‑Filesin yhteis­työs­sä jär­jes­tä­män Kosila Akatemian rek­ry­toin­ti­kou­lu­tuk­sen myö­tä. Koulutus kes­ti puo­li­sen vuot­ta, pitäen sisäl­lään tii­vis­tah­tis­ta opis­ke­lua sekä käy­tän­nön har­joi­tuk­sia. Useamman vuo­den koke­muk­sen ja kym­me­nien eri­lais­ten pro­jek­tien myö­tä Tiina on kehit­ty­nyt tai­ta­vak­si asiak­kai­den ongel­mien rat­kai­si­jak­si ja M‑Files-asian­tun­ti­jak­si.

Tiina Heikkilä työs­ken­te­lee Kosilassa pro­jek­ti­pääl­lik­kö­nä. Tiina on opis­kel­lut Rovaniemen yli­opis­tos­sa sosi­aa­li­työ­tä, jos­ta siir­tyi myö­hem­min talous­tie­tei­den pariin Oulun kaup­pa­kor­ke­aan val­mis­tuen ekonomistiksi.

Tiina on suo­rit­ta­nut Certified M‑Files Solution Engineer ‑rat­kai­susuun­nit­te­li­jan sertifikaatin.

Sertifikaatit toden­ta­vat M‑Files kump­pa­nei­den kom­pe­tens­sin M‑Files-tie­don­hal­lin­ta­rat­kai­su­jen menes­tyk­sek­käi­nä toi­mit­ta­ji­na omil­le asiakkailleen.

On ongel­mia ja on ratkaisuja

Projektipäällikön tär­kein teh­tä­vä on M‑Files-pro­jek­tien joh­ta­mi­nen, eli kaik­ki se, mikä tapah­tuu sen jäl­keen, kun myyn­nin kans­sa on sovit­tu yhteis­työs­tä. Projektipäällikön työ on käy­tän­nös­sä asiak­kai­den ongel­mien rat­kai­sua ja yri­tyk­sen pro­ses­sien sel­kiyt­tä­mis­tä sekä näi­den kir­jaa­mis­ta suun­ni­tel­mak­si, jon­ka poh­jal­ta voi­daan läh­teä käy­tän­nön toteutukseen.

Projektin olles­sa käyn­nis­sä, Tiinan roo­li­na on edis­tää asioi­ta sovi­tus­sa jär­jes­tyk­ses­sä sekä huo­leh­tia yhdes­sä sovi­tun aika­tau­lun nou­dat­ta­mi­ses­ta, puo­lin ja toi­sin.  Asiakkaan tar­pei­den ja pro­jek­til­le mää­ri­tel­lyi­den tavoit­tei­den mukai­ses­ti Tiina toi­mii asiak­kai­den pro­jek­teis­sa pro­jek­ti­pääl­lik­kö­nä, asian­tun­ti­ja­na tai näi­den yhdistelmänä.

Projektijohtamisen osaa­mi­sen lisäk­si monet lan­gat käsis­sään hal­lit­se­va Tiina hoi­taa myös ole­mas­sa ole­vien asiak­kai­den Service Deskiin tule­via tuki­pyyn­tö­jä, avus­taa tar­jous­ten laa­din­nas­sa ja muis­sa myyn­nin tuki­teh­tä­vis­sä sekä työs­tää M‑Files-varas­to­ja.

” Tykkään olla ihmis­ten kans­sa teke­mi­sis­sä, se on aina kiin­nos­ta­nut. Palkitsevinta täs­sä työs­sä on kyl­lä ehdot­to­mas­ti se, kun näkee mei­dän suun­nit­te­le­man rat­kai­sun hel­pot­ta­van asiak­kaan joka­päi­väis­tä elä­mää ja sit­ten saa sii­tä vie­lä kii­tos­ta. Mielettömän hie­no­ja huip­pu­het­kiä, kun saa kuul­la ja myös näh­dä käy­tän­nös­sä, miten on onnis­tu­nut omal­la osaa­mi­sel­la hel­pot­ta­maan jon­kun toi­sen päi­vit­täis­tä työskentelyä.”

Tiina Heikkilä, projektipäällikkö

M‑Files sääs­tää aikaa ja hermoja

M‑Filesin perus­lo­giik­ka toi­mii tie­dos­toil­le annet­ta­vien meta­tie­to­jen poh­jal­ta, jon­ka myö­tä tie­dos­to­jen ja doku­ment­tien sekä säi­lyt­tä­mi­nen että etsi­mi­nen muut­tu­vat yri­tyk­ses­sä hel­pok­si ja yksin­ker­tai­sek­si. Perinteisen kan­sio­mal­lin mukai­ses­ti arkis­toi­ta­va tie­to vaa­tii käyt­tä­jäl­tään tar­kan tie­don ja osaa­mi­sen sii­tä, miten kaik­ki tar­vit­ta­vat doku­men­tit yri­tyk­ses­sä sijoi­te­taan sekä sen, miten ne tal­len­ne­taan siten, että jokai­nen ne myös tar­vit­taes­sa löy­tää. Tämä puo­les­taan vaa­tii tie­dos­to­jen osal­ta tar­kan kan­sio­ra­ken­ne­suun­ni­tel­man sekä tämän päi­vän työ­elä­mää hal­lit­se­vis­sa lähes jat­ku­vas­ti muut­tu­vis­sa tilan­teis­sa käyt­tä­jien jat­ku­van pereh­dyt­tä­mi­sen tie­dos­to­jen tal­len­nus­ta­poi­hin. Arkielämässä tämä osoit­tau­tuu usein mah­dot­to­mak­si toteut­taa, mikä joh­taa hyvin nopeas­ti tie­to­jen seka­mels­kaan. Tiedostoja on useis­sa eri pai­kois­sa ja useal­la eri taval­la tal­len­net­tu­na, etsi­mi­nen tur­haut­taa ihmisiä.

M‑Filesin poh­jal­le raken­ne­taan aina asiak­kaan pro­ses­sien mukai­nen rää­tä­löi­ty rat­kai­su. Tarvittavat doku­men­tit ja tie­dot käyt­tä­jät löy­tä­vät meta­tie­to­jen avul­la, ker­too Tiina.

Tiinan tote­aa käyt­tä­jien kan­nal­ta mer­kit­tä­vim­män edun ole­van­kin juu­ri tämä. Kun tie­to­ja ja tie­dos­to­ja on mah­dol­lis­ta etsiä mon­taa eri kaut­ta ja monel­la eri taval­la, ei tar­vit­se enää tie­tää, mihin kan­sioon tai mihin jär­jes­tel­mään kysei­nen tie­dos­to on tal­len­net­tu, tar­vit­ta­va tie­dos­to ja kaik­ki aikai­sem­mat tie­dos­to­ver­siot­kin löy­ty­vät nopeas­ti annet­tu­jen meta­tie­to­jen avulla.

Monissa orga­ni­saa­tiois­sa käy­te­tään tie­dos­to­jen etsi­mi­seen aikaa huo­mat­ta­via mää­riä, ei löy­dy oike­aa kan­sio­ta, pitää sel­vit­tää mikä on vii­mei­sin ver­sio ja niin edel­leen. Tuttua, eikö tot­ta? MF-Files rat­kai­see tämän ongel­man, sääs­täen tie­tys­ti työ­ai­kaa, mut­ta mikä tär­kein­tä, ihmis­ten hermoja.

Googlen haku­ko­nee­seen on jo totut­tu, sii­nä poh­ja­na ovat nime­no­maan meta­tie­dot. Tämä tapa etsiä tie­toa on näin ollen var­sin tut­tua, sik­si M‑Filesinkin käyt­töön­ot­to on Tiinan mukaan var­sin nope­aa ja hel­pos­ti sisäistettävä.

M‑Files – rat­kai­su, joka tai­puu moneen

M‑Files-jär­jes­tel­mä­rat­kai­su tai­puu moneen ja se myös kehit­tyy toi­min­nan muka­na. Tiina ker­too tie­to­jen löy­det­tä­vyy­den lisäk­si jär­jes­tel­män ehdot­to­ma­na etu­na ole­van­kin juu­ri se, kun asiak­kaal­la on yksi ja sama lisens­si, jos­ta on irro­tet­ta­vis­sa teho­ja lähes rajattomasti.

Yrityksissä tus­kaa aiheut­taa usein eri­lais­ten ja eri logii­kal­la toi­mi­vien tie­don­hal­lin­ta-jär­jes­tel­mien käyt­töön­ot­to, niis­tä aiheu­tu­van pit­kän­kin pereh­ty­mi­sen vuok­si. Uusien tapo­jen ja jär­jes­tel­mien käy­tön opet­te­lu ja omak­su­mi­nen osak­si päi­vit­täis­tä työ­tä vie aikaa, mikä on tie­tys­ti inhi­mil­lis­tä, ei kukaan pys­ty het­kes­sä omak­su­maan uusia asioi­ta. Tiina ker­too­kin M‑Filesin pois­ta­van tämän ongel­man, kos­ka perus­lo­giik­ka ja toi­min­ta­ta­vat­kin ovat käyt­tä­jil­le jo entuu­des­taan tut­tua ja ”tur­val­lis­ta­kin”, sik­si tar­vit­ta­vien laa­jen­nus­ten lisää­mi­nen ja käyt­töön­ot­to jo ole­mas­sa ole­van M‑Filesin poh­jal­le menee var­sin sujuvasti.

Tarvitsetko teho­kas­ta tiedonhallintaa?

Tehokkaalla tie­don­hal­lin­nal­la tar­koi­te­taan tie­don kerää­mis­tä, jär­jes­tä­mis­tä ja tal­len­ta­mis­ta siten, että kaik­ki tar­vit­ta­va tie­to on aina oikei­den ihmis­ten käy­tet­tä­vis­sä ja löy­det­tä­vis­sä – ajas­ta ja pai­kas­ta riip­pu­mat­ta. Miten on? Onko yri­tyk­ses­sän­ne nämä asiat hal­lin­nas­sa? Jos vas­taat ei, niin anna mei­dän aut­taa! Kerro meil­le ongel­ma­si ja me rat­kai­sem­me sen.

Lähetä vies­tiä tääl­lä.

Lue lisää sii­tä, mil­lä tavoin voim­me hel­pot­taa yri­tyk­se­si tiedonhallintaa.