Palkitsevinta on nähdä asiakkaan päivittäisen työn helpottuminen.

Tiinan ja Kosilan tiet koh­ta­si­vat Kosilan ja M‑Filesin yhteis­työs­sä jär­jes­tä­män Kosila Akatemian rek­ry­toin­ti­kou­lu­tuk­sen myö­tä. Koulutus kes­ti puo­li­sen vuot­ta, pitäen sisäl­lään tii­vis­tah­tis­ta opis­ke­lua sekä käy­tän­nön har­joi­tuk­sia. Useamman vuo­den koke­muk­sen ja kym­me­nien eri­lais­ten pro­jek­tien myö­tä Tiina on kehit­ty­nyt tai­ta­vak­si asiak­kai­den ongel­mien rat­kai­si­jak­si ja M‑Files-asian­tun­ti­jak­si.

Tiina Heikkilä työs­ken­te­lee Kosilassa pro­jek­ti­pääl­lik­kö­nä. Tiina on opis­kel­lut Rovaniemen yli­opis­tos­sa sosi­aa­li­työ­tä, jos­ta siir­tyi myö­hem­min talous­tie­tei­den pariin Oulun kaup­pa­kor­ke­aan val­mis­tuen ekonomistiksi.

Tiina on suo­rit­ta­nut Certified M‑Files Solution Engineer ‑rat­kai­susuun­nit­te­li­jan sertifikaatin.

Sertifikaatit toden­ta­vat M‑Files kump­pa­nei­den kom­pe­tens­sin M‑Files-tie­don­hal­lin­ta­rat­kai­su­jen menes­tyk­sek­käi­nä toi­mit­ta­ji­na omil­le asiakkailleen.

On ongel­mia ja on ratkaisuja

Projektipäällikön tär­kein teh­tä­vä on M‑Files-pro­jek­tien joh­ta­mi­nen, eli kaik­ki se, mikä tapah­tuu sen jäl­keen, kun myyn­nin kans­sa on sovit­tu yhteis­työs­tä. Projektipäällikön työ on käy­tän­nös­sä asiak­kai­den ongel­mien rat­kai­sua ja yri­tyk­sen pro­ses­sien sel­kiyt­tä­mis­tä sekä näi­den kir­jaa­mis­ta suun­ni­tel­mak­si, jon­ka poh­jal­ta voi­daan läh­teä käy­tän­nön toteutukseen.

Projektin olles­sa käyn­nis­sä, Tiinan roo­li­na on edis­tää asioi­ta sovi­tus­sa jär­jes­tyk­ses­sä sekä huo­leh­tia yhdes­sä sovi­tun aika­tau­lun nou­dat­ta­mi­ses­ta, puo­lin ja toi­sin.  Asiakkaan tar­pei­den ja pro­jek­til­le mää­ri­tel­lyi­den tavoit­tei­den mukai­ses­ti Tiina toi­mii asiak­kai­den pro­jek­teis­sa pro­jek­ti­pääl­lik­kö­nä, asian­tun­ti­ja­na tai näi­den yhdistelmänä.

Projektijohtamisen osaa­mi­sen lisäk­si monet lan­gat käsis­sään hal­lit­se­va Tiina hoi­taa myös ole­mas­sa ole­vien asiak­kai­den Service Deskiin tule­via tuki­pyyn­tö­jä, avus­taa tar­jous­ten laa­din­nas­sa ja muis­sa myyn­nin tuki­teh­tä­vis­sä sekä työs­tää M‑Files-varas­to­ja.

” Tykkään olla ihmis­ten kans­sa teke­mi­sis­sä, se on aina kiin­nos­ta­nut. Palkitsevinta täs­sä työs­sä on kyl­lä ehdot­to­mas­ti se, kun näkee mei­dän suun­nit­te­le­man rat­kai­sun hel­pot­ta­van asiak­kaan joka­päi­väis­tä elä­mää ja sit­ten saa sii­tä vie­lä kii­tos­ta. Mielettömän hie­no­ja huip­pu­het­kiä, kun saa kuul­la ja myös näh­dä käy­tän­nös­sä, miten on onnis­tu­nut omal­la osaa­mi­sel­la hel­pot­ta­maan jon­kun toi­sen päi­vit­täis­tä työskentelyä.”

Tiina Heikkilä, projektipäällikkö

M‑Files sääs­tää aikaa ja hermoja

M‑Filesin perus­lo­giik­ka toi­mii tie­dos­toil­le annet­ta­vien meta­tie­to­jen poh­jal­ta, jon­ka myö­tä tie­dos­to­jen ja doku­ment­tien sekä säi­lyt­tä­mi­nen että etsi­mi­nen muut­tu­vat yri­tyk­ses­sä hel­pok­si ja yksin­ker­tai­sek­si. Perinteisen kan­sio­mal­lin mukai­ses­ti arkis­toi­ta­va tie­to vaa­tii käyt­tä­jäl­tään tar­kan tie­don ja osaa­mi­sen sii­tä, miten kaik­ki tar­vit­ta­vat doku­men­tit yri­tyk­ses­sä sijoi­te­taan sekä sen, miten ne tal­len­ne­taan siten, että jokai­nen ne myös tar­vit­taes­sa löy­tää. Tämä puo­les­taan vaa­tii tie­dos­to­jen osal­ta tar­kan kan­sio­ra­ken­ne­suun­ni­tel­man sekä tämän päi­vän työ­elä­mää hal­lit­se­vis­sa lähes jat­ku­vas­ti muut­tu­vis­sa tilan­teis­sa käyt­tä­jien jat­ku­van pereh­dyt­tä­mi­sen tie­dos­to­jen tal­len­nus­ta­poi­hin. Arkielämässä tämä osoit­tau­tuu usein mah­dot­to­mak­si toteut­taa, mikä joh­taa hyvin nopeas­ti tie­to­jen seka­mels­kaan. Tiedostoja on useis­sa eri pai­kois­sa ja useal­la eri taval­la tal­len­net­tu­na, etsi­mi­nen tur­haut­taa ihmisiä.

M‑Filesin poh­jal­le raken­ne­taan aina asiak­kaan pro­ses­sien mukai­nen rää­tä­löi­ty rat­kai­su. Tarvittavat doku­men­tit ja tie­dot käyt­tä­jät löy­tä­vät meta­tie­to­jen avul­la, ker­too Tiina.

Tiinan tote­aa käyt­tä­jien kan­nal­ta mer­kit­tä­vim­män edun ole­van­kin juu­ri tämä. Kun tie­to­ja ja tie­dos­to­ja on mah­dol­lis­ta etsiä mon­taa eri kaut­ta ja monel­la eri taval­la, ei tar­vit­se enää tie­tää, mihin kan­sioon tai mihin jär­jes­tel­mään kysei­nen tie­dos­to on tal­len­net­tu, tar­vit­ta­va tie­dos­to ja kaik­ki aikai­sem­mat tie­dos­to­ver­siot­kin löy­ty­vät nopeas­ti annet­tu­jen meta­tie­to­jen avulla.

Monissa orga­ni­saa­tiois­sa käy­te­tään tie­dos­to­jen etsi­mi­seen aikaa huo­mat­ta­via mää­riä, ei löy­dy oike­aa kan­sio­ta, pitää sel­vit­tää mikä on vii­mei­sin ver­sio ja niin edel­leen. Tuttua, eikö tot­ta? MF-Files rat­kai­see tämän ongel­man, sääs­täen tie­tys­ti työ­ai­kaa, mut­ta mikä tär­kein­tä, ihmis­ten hermoja.

Googlen haku­ko­nee­seen on jo totut­tu, sii­nä poh­ja­na ovat nime­no­maan meta­tie­dot. Tämä tapa etsiä tie­toa on näin ollen var­sin tut­tua, sik­si M‑Filesinkin käyt­töön­ot­to on Tiinan mukaan var­sin nope­aa ja hel­pos­ti sisäistettävä.

M‑Files – rat­kai­su, joka tai­puu moneen

M‑Files-jär­jes­tel­mä­rat­kai­su tai­puu moneen ja se myös kehit­tyy toi­min­nan muka­na. Tiina ker­too tie­to­jen löy­det­tä­vyy­den lisäk­si jär­jes­tel­män ehdot­to­ma­na etu­na ole­van­kin juu­ri se, kun asiak­kaal­la on yksi ja sama lisens­si, jos­ta on irro­tet­ta­vis­sa teho­ja lähes rajattomasti.

Yrityksissä tus­kaa aiheut­taa usein eri­lais­ten ja eri logii­kal­la toi­mi­vien tie­don­hal­lin­ta-jär­jes­tel­mien käyt­töön­ot­to, niis­tä aiheu­tu­van pit­kän­kin pereh­ty­mi­sen vuok­si. Uusien tapo­jen ja jär­jes­tel­mien käy­tön opet­te­lu ja omak­su­mi­nen osak­si päi­vit­täis­tä työ­tä vie aikaa, mikä on tie­tys­ti inhi­mil­lis­tä, ei kukaan pys­ty het­kes­sä omak­su­maan uusia asioi­ta. Tiina ker­too­kin M‑Filesin pois­ta­van tämän ongel­man, kos­ka perus­lo­giik­ka ja toi­min­ta­ta­vat­kin ovat käyt­tä­jil­le jo entuu­des­taan tut­tua ja ”tur­val­lis­ta­kin”, sik­si tar­vit­ta­vien laa­jen­nus­ten lisää­mi­nen ja käyt­töön­ot­to jo ole­mas­sa ole­van M‑Filesin poh­jal­le menee var­sin sujuvasti.

Tarvitsetko teho­kas­ta tiedonhallintaa?

Tehokkaalla tie­don­hal­lin­nal­la tar­koi­te­taan tie­don kerää­mis­tä, jär­jes­tä­mis­tä ja tal­len­ta­mis­ta siten, että kaik­ki tar­vit­ta­va tie­to on aina oikei­den ihmis­ten käy­tet­tä­vis­sä ja löy­det­tä­vis­sä – ajas­ta ja pai­kas­ta riip­pu­mat­ta. Miten on? Onko yri­tyk­ses­sän­ne nämä asiat hal­lin­nas­sa? Jos vas­taat ei, niin anna mei­dän aut­taa! Kerro meil­le ongel­ma­si ja me rat­kai­sem­me sen.

Lähetä vies­tiä tääl­lä.

Lue lisää sii­tä, mil­lä tavoin voim­me hel­pot­taa yri­tyk­se­si tiedonhallintaa.

Lisää ajankohtaisia:

Käytettävyys on valttia

Käytettävyys on valttia

Kosilan palvelupäällikkö Jussi Juntumaan polku kosilalaiseksi on hieman poikkeuksellinen ja hänen sydäntään lähellä on...

Kosila ja NIVE yhteistyöhön

Kosila ja NIVE yhteistyöhön

Helppokäyttöisellä mobiilisovelluksella Nive Notiksella voidaan raportoida mitä tahansa tietoa kentältä. Asiakas...